Иногда рабочая нагрузка слишком велика для одного человека, и чтобы всё сделать вовремя, нужна помощь. Здесь рождается необходимость в делегировании и постановке задач коллегам. Что часто воспринимается как нечто простое. Когда на самом деле постановка задач перед сотрудниками — это жонглирование интересами в погоне за оптимальной работой команды. Как справиться с этим жонглированием и получать ожидаемые результаты раскрываем в статье. Также вы найдёте примеры постановки задач сотрудникам.
Содержание
В этой статье:
Постановка задач: что это и для чего?
Чтобы гарантировать, что сотрудникам назначаются правильные задания, и они выполняют их должным образом, менеджеры должны овладеть навыком постановки задач.
Постановка задач — неотъемлемая часть процесса управления, а также обязанность руководителя, направленная на создание определённого пула заданий для сотрудников, с учётом их способностей и навыков, для достижения целей организации.
Как правильно ставить задачи персоналу? Для этого необходимо выполнить следующие шаги:
- Проектирование – этот шаг заключается в определении, что именно необходимо сделать для достижения цели.
- Развёртывание — распределение задач в соответствии со способностями, навыками и компетенциями сотрудников.
- Согласование — на этом этапе обсуждаются сроки выполнения, а также дополнительные параметры, например, промежуточные результаты и их сроки.
- Документация — это сбор и предоставление информации о задачах всем участникам проекта. Этот этап помогает связывать задачи друг с другом и способствует лучшему отслеживанию и мониторингу задач.
Почему важно правильно ставить задачи подчинённым:
-
Повышение эффективности проекта
Когда членам команды назначаются правильные таски, каждый сектор проекта контролируется, поскольку обязанности распределяются. Без распределения заданий проект становится неуправляемым и расплывчатым.
-
Повышение производительности участников
Когда утомительные, ресурсоёмкие задачи распределяются между разными членами команды, тогда общая эффективность команды возрастает.
-
Развитие
Поставленные задания не всегда однотипны и требуют от членов команды инициативы, развития и большей ответственности за результат.
-
Мониторинг
Так как эффективность проекта зависит от всех участников проекта, это учит их отслеживать, как обстоят дела на смежных его участках. Каждый сотрудник выигрывает, поддерживая другого.
Как решить, какие задачи, каким сотрудникам поручить?
-
На основе приоритетности
Когда вы разбиваете проект на задачи, потратьте некоторое время на оценку их уровня приоритета — поможет четырехквадрантная матрица Эйзенхауэра.
Чтобы расставить приоритеты в работе, поместите каждое задание в один из четырех квадрантов:
- Срочно и важно
- Важно, но не срочно
- Срочно, но не важно
- Не срочно, не важно
Срочные и важные дела имеют наивысший приоритет. Невыполнение этих действий в кратчайшие сроки приведет к негативным последствиям.
Важные, но не срочные дела займут большую часть времени. Старайтесь не пренебрегать ими до последней минуты, чтобы избежать несбалансированного графика и рабочей нагрузки.
Срочные, но не важные дела можно делегировать в качестве задач-филлеров.
Наконец, вы можете исключить те задания, которые не являются ни срочными, ни важными.
-
В зависимости от доступности сотрудников
Ещё один фактор, который следует учитывать при распределении дел — кто свободен в данный момент.
По мере продвижения проекта будут добавляться новые задачи. Придётся распределять новую работу, но есть вероятность, что вы не всегда сможете поручить дело определённому члену команды. Особенно, если новая задача «горит» и сдать её нужно ещё вчера. В такой ситуации исполнителем становится человек с наименьшей рабочей нагрузкой.
Если вы перегружаете уже занятого сотрудника только потому, что он более опытен или вы больше в него верите, это приведёт к негативным результатам. В первую очередь пострадает качество работы, производительность сотрудника и его ментальное состояние.
Если у вас есть таблица с обзором всех задач и работающих над ними сотрудников, будет намного проще определить, кто свободен, а кто нет.
-
Исходя из уровня квалификации сотрудника
Высокоприоритетные дела должны достаться сотрудникам с большим опытом в данной области или навыком. Тем не менее, время от времени такие задания нужно поручать и другим сотрудникам для их роста. Зания с низким приоритетом могут быть назначены любому, независимо от его уровня опыта. Это хорошая возможность попрактиковаться, освоить новые навыки или избавиться от более мелких дел, чтобы освободить место для более важных.
Для успешного выполнения задачи выбранному вами сотруднику необходимо:
- S (skill) – иметь необходимые навыки;
- T (time) – время на выполнение задания и изучение необходимого навыка;
- A (authority) – полномочия решать всё, что касается задания;
- R (responsibility) – необходимый уровень ответственности;
- R (recognition) – признание за успешное выполнение задания.
Этот список представляет собой набор важных критериев, которые следует учесть, когда вы решаете, кого назначить исполнителем. Критерии могут меняться в зависимости от ниши, типа услуги, размера компании и проекта.
-
На основе предпочтений
И последнее, но не менее важное: предпочтения также играют роль в том, как вы распределяете задачи.
Некоторые сотрудники предпочитают одну работу другой. Так что было бы неплохо назначать задачи на собрании с командой. Когда вы обсуждаете приоритеты, сроки и доступность, спросите их, над какими заданиями они хотели бы работать.
Если кто-то проявляет интерес к определённому типу работы, ему следует разрешить взяться за неё. Люди более продуктивны, когда им поручают то, что они находят новым и захватывающим.
Примечание: применяйте это правило с осторожностью. Позволяя людям выполнять только те задачи, которые они хотят, вы можете затормозить их карьерный рост. Выход из зоны комфорта и, время от времени, выполнение функций, которые нам не нравятся, — этот то, как мы развиваемся и учимся.
Распределение vs. Делегирование
Хотя семантически слова похожи, делегирование и распределение — это две разные вещи.
При распределении дел сотруднику не даётся особых полномочий, самостоятельности или возможностей для роста. Вся ответственность на руководителе — он записывает задачи, устанавливает сроки, предоставляет ресурсы, инструменты и инструкции.
При делегировании часть этой ответственности ложится на сотрудников. Руководитель лишь задаёт цель, позволяя сотрудникам выяснить детали и способы их достижения.
Когда следует распределять задачи?
Только тогда, когда вы хотите, чтобы сотрудники выполняли их в соответствии с вашими указаниями и инструкциями. Здесь важны внятные инструкции, контроль и подтверждение того, что исполнитель верно всё понял. Не должно быть места для неправильного толкования, но также нет места и творческой свободе исполнителя.
Как распределять задачи?
-
Разбить проект
Детализировать цели, задачи и подзадачи (не все, будьте осторожны, чтобы не начать микроуправление). Обозначить самые важные сроки.
-
Приоритизировать задачи
Важно знать, какие дела нужно выполнить быстрее, чтобы с самого начала правильно распределить ресурсы и нагрузку.
-
Составить список команд и членов команды
Назначьте руководителей групп и, в качестве альтернативы, попросите их рассказать о навыках отдельных сотрудников, чтобы принять более обоснованное решение о том, кто какую задачу получит.
-
Запланировать встречу
Организуйте встречу с руководителями команд и пройдитесь по пунктам выше. Назначайте дела в соответствии с доступностью, интересом и навыками каждой команды, необходимыми для успешного продвижения проекта. Далее руководители команд передают информацию сотрудникам.
-
Отслеживать выполнение и вносить корректировки
Важно вовремя уведомлять команды об изменениях: будь то сдвиг сроков, перераспределение дел или ресурсов. Это совершенно нормально. Но если такое происходит с каждой поставленной вами задачей, значит есть проблемы на этапе предварительного планирования.
-
Вести записи результатов и наблюдений
Не забывайте отслеживать прогресс и делать заметки о важных деталях, которые помогут в следующем процессе распределения/делегирования.
Когда делегировать задачи?
Делегирование — отличная практика как для работодателя/руководителя, так и для работника. Работодатель учится отдавать часть своего контроля над процессом, в то время как работник учится брать на себя больше ответственности.
Это позволяет лидерам сосредоточиться на общих аспектах работы, поскольку они меньше занимаются малоприоритетными заданиями. Происходит экономия времени и энергии, и помощь другим продвигаться по карьерной лестнице.
Как эффективно делегировать?
Как мы уже упоминали, делегирование включает в себя большую независимость сотрудников. Есть некоторые моменты, которые делают этот тип назначения дел более привлекательным, чем распределение, с большими возможностями для роста.
-
Делегировать цели
Когда вы делегируете полномочия, вы сосредотачиваетесь на цели, которую необходимо выполнить. Чётко сообщите, каким должен быть конечный результат и какие ожидания у вас или вышестоящего руководства.
Оставьте поиск средства для достижения этой конечной цели самим сотрудникам. Потому что ваше решение задачи, может быть совершенно не таким, какое предложит сотрудник.
-
Определить уровень сотрудника
Если цели, которые вы делегируете, слишком просты, есть вероятность, что человек либо будет откладывать их, либо почувствует, что вы недостаточно доверяете. А если слишком сложные — сотрудники тревожатся и начинают паниковать.
Поэтому перед делегированием нужно определить уровень квалификации сотрудника, чтобы знать, сколько задач и ответственности он может взять на себя.
-
Открытость обратной связи и обсуждениям
Позвольте сотрудникам высказать своё мнение по теме. Они могут спросить что-нибудь о задании, целях или общем влиянии их работы на рабочий процесс. Такие вопросы говорят о заинтересованности и вовлечённости в работу.
Если сотрудники сами не задают вопросов, вы можете подтолкнуть их:
- Всё ли понятно? Нужно что-то дополнительно разъяснить?
- У вас уже есть идеи, как выполнить задание?
- Вам достаточно времени, о котором мы договорились?
- Вам понадобятся другие ресурсы, инструменты или поддержка?
- Есть ли какие-то проблемы или риски?
Подобные вопросы помогают членам команды почувствовать, что вы заботитесь о них и о том, насколько хорошо они справляются. Только не переусердствуйте, иначе будете выглядеть как микроменеджер.
-
Предоставление свободы действий и поддержки
Говоря о микроменеджменте, делегирование означает, что сотрудники самостоятельно решают проблемы. А менеджер не вмешивается и не контролирует процесса, за исключением случаев крайней необходимости.
Но следует сообщить им, что вы готовы дать любой совет в работе. Ещё одна хорошая практика — предоставить сотрудникам дополнительные возможности для обучения, такие как тренинги, конференции, курсы и т. д., которые помогут им в работе.
-
Делегировать цели, которые способствуют прогрессу команды
Выбирайте задания, которые улучшают навыки и дают использовать весь их опыт, а не то, что просто необходимо сделать. Узнайте, какие навыки сотрудники хотят развить, а затем соответствующим образом спланируйте делегирование. Например:
- Задачи, которые требуют проявить навыки общения в команде;
- Обучение работе с новым инструментом;
- Проведение собрания или защита отчёта и т. д.
Ошибки при постановке задач
Есть несколько распространенных ошибок, которые допускают руководители и работодатели, иногда даже не осознавая этого:
Расплывчатость в отношении сроков. Фразы «как можно скорее, как только будет время, нужно уже сейчас» давят на сотрудников. Проблема в соблюдении сроков говорит о некомпетентном планировании.
Закрытость от вопросов и проблем. Да, руководитель не должен уходить в микроменеджмент, но должен присутствовать для поддержки, если сотрудник столкнулся с проблемой. Если вы обычно завалены работой, назначайте время для консультаций каждую неделю.
Неясные указания. Проговаривание результатов и ожиданий — обязательный пункт при постановке задач.
Не предоставление обратной связи. Отсутствие обратной связи хуже, чем плохая обратная связь. Сотрудники должны знать, что они сделали хорошо, а где стоит улучшить навык. Тяжело давать обратную связь? Мы позаботились об этом — в статье есть готовые схемы, которые упростят задачу.
Поручать другим то же дело. Если сотруднику тяжело даётся работа, следует спросить, как у него дела, и предложить помощь. Некоторые менеджеры склонны назначать других сотрудников, чтобы не тратить время на консультации. Это оставляет неприятный осадок. Сотрудник чувствует себя ещё более некомпетентным и с меньшей вероятностью возьмётся за аналогичную работу в будущем.
Предполагать, что люди сами поймут, что вы имеете в виду. При формулировании задачи, будьте максимально ясны в отношении целей и ожиданий. Ваши сотрудники не умеют читать мысли. Чтобы избежать неправильного истолкования и понимания информации, говорите ясно и уточняйте.
CRM и постановка задач
Обычно компании инвестируют в CRM для работы с клиентами. Но также CRM поможет в управлении задачами. С помощью программного обеспечения можно назначать дела членам команды, ставить сроки и напоминания, отслеживать исполнение и сохранять все документы по задаче в одном месте. Когда дело выполнено, все члены команды получат уведомление об этом, а вы можете назначить освободившемуся сотруднику следующее задание.
Если ваш отдел или компания занимаются продажами, то CRM позволяет отслеживать не только количество, но и качество звонков через сохранение записей. А с облачным сервисом автообзвона для отделов продаж справляться с планами звонков станет ещё проще. Благодаря предиктивному обзвону вместо операторов по базе звонит программа. Сотрудник колл-центра приступает к работе, только когда на той стороне уже взяли трубку. Сэкономленные на гудках минуты позволяют совершать в 3-5 раз больше звонков.
Подытожим
Распределение задач несколько сложнее, чем многим из нас представляется. Процесс требует тщательности и продуманности. Ведь важно не только своевременное закрытие дел, но и то, чтобы исполнители учились и улучшали свои навыки. При правильной постановке задания и сроки соблюдены, и качество на должном уровне, и сотрудники удовлетворены своей работой. Не забывайте про технологии — трекинговые приложения и CRM помогут вам в постановке и контроле задач.
11 минут на чтение
