Правила делового этикета: общие и для удалённых сотрудников

В деловом мире свои правила. Они касаются не только профессиональных действий, но и языка тела, дресс-кода и даже визуального контакта. Хотя многие компании перешли к более непринуждённой культуре, принципы и правила делового этикета всё ещё имеют большее значение. В этой статье объясним, что такое деловой этикет и некоторые из его основных правил, с которыми следует ознакомиться. Также затронем правила делового этикета при удалённом формате работы. Потому что даже в переписках по электронной почте и разговорах по телефону есть свои принципы.

Что такое деловой этикет?

Деловой этикет — это свод правил и принципов поведения, которым желательно следовать в работе. Правила делового этикета распространяются на всех, с кем вы общаетесь в рамках своей профессиональной жизни — на коллег, сотрудников, партнёров и клиентов. Его соблюдение помогает установить прочные профессиональные отношения и совместную рабочую среду. Деловой этикет часто остаётся негласным, но соблюдается всеми членами команды. Это способствует эффективной коммуникации и установлению взаимоуважительных отношений.

Деловой этикет: основные правила

Основы делового этикета варьируются от культуры к культуре. Но есть универсальные константы, которые помогут придерживаться статус-кво, пока вы изучаете этические нормы в определённой компании.

• Своевременность и пунктуальность

  Независимо от того, идёте ли вы на собеседование или на ежедневную встречу, своевременное присутствие показывает, что вы уважаете время каждого. Если пунктуальность не ваша сильная сторона, то стоит внедрить в жизнь несколько принципов тайм-менеджмента. Это поможет быть более организованным.

• Представление и приветствие

  Когда кто-то входит в комнату на деловом обеде или совещании, приветствуйте его, представляйтесь и здоровайтесь должным образом — будь то рукопожатие или следуя другим культурным традициям.

• Соблюдение надлежащего дресс-кода

  Дресс-код зависит от формата и сферы работы. Если вы работаете в банковской сфере, которая подразумевает постоянное взаимодействие с заинтересованными сторонами, то деловой стиль в одежде будет обязательным. Для других компаний, которые работают в гибридном формате и с менее официальной культурой, стандартным является стиль smart-casual. Если вы не уверены в стиле, принятом в компании, обратитесь за советом к менеджеру или руководителю. Не бойтесь отправить короткое электронное письмо перед первым рабочим днём, чтобы ознакомиться с их политикой. В качестве альтернативы, вернитесь к моменту интервью и постарайтесь вспомнить, во что все были одеты.

• Уважение общего пространства

  Помыть за собой чашку после обеда на общей кухне — это тоже часть делового этикета. Даже работая удалённо, вы можете разделять с командой виртуальными пространства: папки Google Диска, программные обеспечения для управления проектами. То, как вы относитесь к общим пространствам, отражает вас как профессионала. Поэтому важно правильно обозначать вещи и быть организованным.

• Навыки эмоционального интеллекта (E.Q)

  Как эмоциональный интеллект относится к бизнес этикету? На самом деле развитый E.Q. не является прямым правилом делового этикета, но поможет в работе. Эмоциональный интеллект — это способность распознавать, регулировать и понимать эмоции в себе и в других. Навыки эмоционального интеллекта помогут сопереживать членам команды, эффективно проводить переговоры и преодолевать трудности. С точки зрения этикета это означает иметь самосознание, чтобы относиться к другим с уважением и не срываться на них из-за собственных эмоций.

Правила делового взаимодействия для удалённых сотрудников

С переходом к виртуальным командам определение и практика делового этикета изменились. Лично вам может понадобиться вежливо крепкое рукопожатие и правильно подобранная одежда, но при удалённой работе необходимо знать принципы работы по электронной почте, телефону и в видео-конференциях.

Общение по электронной почте

Написание электронного письма или общение с командой через инструменты, как Slack или Microsoft Teams, кажется достаточно простым, но виртуальное профессиональное общение отличается от личного. Примите во внимание приведенные ниже советы по онлайн-этикету.

• Не звонить без предупреждения:

  мир бизнеса — это постоянные расписания, которым нужно следовать. Когда нужно поговорить с кем-то по телефону, сначала отправьте электронное письмо, чтобы запланировать звонок. Звонок без предупреждения может считаться дурным тоном, потому что получатель может быть не готов к разговору.

• Вежливый тон и чёткая речь:

  говорите с лёгкой улыбкой, это смягчит тон голоса и сделает его более доброжелательным. Также нужно следить за громкостью и ясностью речи. Говорите слишком громко или бормочете? Получатель может воспринять ваше сообщение не так, как вы надеетесь. Тон и правила общения могут различаться в зависимости от культуры, поэтому помните о культурных особенностях, когда разговариваете по телефону.

• Быть готовым:

  если вы работаете в сфере обслуживания клиентов, то скорее всего знаете, о чём вас будут спрашивать. Так же и с деловыми звонками, у которых есть предварительная тема обсуждения. Заранее подготовьте всю документацию, к которой вам нужен доступ, и будьте готовы ответить на вопросы клиентов и партнёров.

  Неподготовленность будет выглядеть непрофессионально в глазах собеседников.

Этикет видео-звонков

Видео-звонки — один из самых популярных способов общения удалённых сотрудников. А значит, что вам следует знать некоторые основы видеоэтикета.

• Отключайте звук:

  фоновый шум, исходящий от тех, кто не говорит, отвлекает. Отключите ваш микрофон, чтобы другие могли полностью сосредоточить внимание на спикере.

• Следите за языком тела:

  во время видеозвонка другие могут видеть, как вы невербально взаимодействуете с ними. Если вы смотрите вниз или слишком расслаблено сидите в кресле, это создаёт впечатление, что вам неинтересен разговор.

• Надевайте не только верх:

  во время видеозвонков одежда вас может быть видно только выше талии, но всё же важно позаботиться и о брюках. Вдруг позвонят в дверь, и вам придётся встать. Одежда для видеозвонков должна соответствовать дресс-коду компании.

Работая дома, вы реже общаетесь с членами команды и клиентами лично, но не забывайте, что виртуальное общение также оставляет неизгладимые впечатления.

Подытожим

Деловой этикет – это сочетание навыков общения, основных манер и эффективного использования личных ресурсов. Принципы и правила работают для любого бизнеса и профессиональной среды. Возможны лишь корректировки в зависимости от культуры. Поэтому, если хотите действовать профессионально, то соблюдение делового этикета — это must!.