Гайд по OKR: понятие, возможности, плюсы и минусы

Создание OKR

История OKR как системы управления началась ещё в 1954 году. Влиятельный теоретик менеджмента Питер Друкер создал систему Management By Objectives, или «Управление по целям», будущую OKR, которая впоследствии станет основой для известной в современном мире концепции.

В 1968 году Эндрю Гроув, будущий топ-менеджер, устраивается в упадочную компанию Intel. Он использует наработки Друкера, чтобы создать концепцию OKR, и с их помощью помогает превратить Intel в успешную большую корпорацию.

Последняя ступень к OKR в современном виде — появление в Intel Джона Дорра, венчурного инвестора, который в 1974 начинает изучать систему, а после переосмысливает её и внедряет с Google. А насколько это было удачным решением, вы можете посудить и сами!

С тех пор популярность OKR постепенно росла, и на сегодняшний день она является неотъемлемой частью успеха многих крупных компаний.

OKR как система

Objectives and Key Results — методология, при которой как целые команды, так и отдельные сотрудники ставят цели, ведущие к достижению сложных и масштабных планов с измеряемым результатом. Это способ отслеживания прогресса, повышения уровня взаимопонимания в команде и поощрения вовлечённости в достижение измеримых целей.

Идёт ли речь об офисных операциях, разработке программного обеспечения, некоммерческих организациях или кадровом управлении, OKR одинаково работает для постановки целей на многих уровнях компании.

Основные принципы OKR

Цель — это яркое и запоминающееся описание того, какая цель стоит перед командой на будущее. Она краткая, желаемая, увлекательная, призванная задать направление, обеспечить мотивацию и бросить вызов команде.

Ключевые результаты — это показатели, в которых можно измерить имеющийся прогресс на пути к цели. Сколько целей рекомендуется устанавливать в OKR? Как правило, от 2 до 5.
Это не шаг или план, а лишь наиболее важная метрика — хорошие показатели по ней означают, что всё идёт, как надо.

Ключевые результаты оцениваются от 0% до 100%. Прогресс цели — это среднее значение прогресса КР.

Названия показателей и их описание складываются в общую картину — методологию OKR. Она имеет несколько принципов, которые делают её уникальным и эффективным подходом.

• Амбициозная задача

  Задачи должны быть смелыми, гибкими, и немного выходить за рамки возможностей команды. Если команда всегда достигает 100% целей, значит, они слишком легкие! Поскольку они намеренно должны превышать возможности команды, хороший показатель выполнения составляет 60-70%.

• Измеримые цели

  Главные критерии ключевого результата — измеримость и конкретность.Например, «Цель 2: увеличить конверсию на 30% к концу второго квартала 2023» — это ключевой результат, а «Поднять конверсию на сайте» — нет.

• Прозрачный процесс

  Все цели всех отделов должны быть видны всей команде. Любой сотрудник должен иметь возможность проверить, на каком этапе находится работа других команд и нужно ли им синхронизироваться или просить помощи.

• Двунаправленный подход

  В OKR царит одновременный подход «сверху вниз» и «снизу вверх». Компания (обычно на уровне управляющих или руководителей) устанавливает стратегические цели — «сверху вниз», а каждый отдел и отдельный член команды должен использовать их для разработки собственных целей — «снизу вверх», согласованных с целями компании. Если не менее 60% каждой цели создано снизу вверх, это можно считать хорошей тенденцией.

Внедрение системы

Это непростая задача, особенно если никто в компании раньше не был знаком с методологией. Выделили некоторые пункты, которые помогут начать работу:

1. Начните с малого: определите чёткие цели для своих команд. Возможно, лучше всего будет запустить пилотный проект, чтобы проверить, сработает он или нет. Имейте в виду, что не всем отделам и командам может понадобиться OKR. И не во всех компаниях она должна быть одинаковой!
2. Начинайте внедрять методологию ежеквартально, чтобы понять и проанализировать её работу.
3. Установите 2-3 цели: внедрите их в начале года, поставьте цели и донесите их до своей команды, чтобы все были в курсе.
4. Проверяйте прогресс: следите за прогрессом и смотрите, не нуждается ли методика в корректировке по ходу дела.

Как формулировать цели и ключевые результаты OKR

OKR могут быть направлены на:

• Рост доходов;
• Повышение уровня удержания и роста клиентов;
• Модернизация внутренних систем;
• Улучшение позиционирования на рынке;
• Повышение осведомлённости о рынке.

Кто не может участвовать в планировании OKR?

Показатели не должны создаваться в вакууме для руководителей, если вы хотите, чтобы управление проектами было успешным. Поскольку OKR являются всенаправленными инструментами, в их формировании должны участвовать все члены команды, которые потенциально подвергнутся влиянию этих показателей.

И хотя это может вызвать много дискуссий, в итоге группа сосредоточится на целях, а затем структурирует OKR для их достижения. Помните: чем конкретнее вы ставите задачу, тем проще управление результативностью и тем выше ваши шансы на успех.

Очень важно, чтобы вы поставили цели — не более четырёх, чтобы ваша команда могла успешно достичь их всех, и усилия не распылялись на достижение других целей. Четко формулируйте задачи — это поможет команде достичь каждой из них.
Советуем не ставить такие цели, как: «сохранить лидерство на рынке», «продолжать делать то, что мы уже делаем». Будьте чёткими, не выражайтесь двусмысленно.

С самого начала определите ключевые результаты наряду с целями и постарайтесь установить измеримые ключевые результаты — не более трёх на одну цель. Например: повысить коэффициент конверсии на 40% или увеличить количество «реакций» на 50%. Используйте цифры — при подведении итогов вы сможете понять, получилось ли достигнуть поставленной задачи и получить измеряемые ключевые результаты.

Как правильно сформулировать ключевые результаты?

• Не используйте такие слова консультация, анализ или оценка — это не измеримые действия.
• Убедитесь, что ключевые результаты соответствуют вашим целям.
• Зафиксируйте факт того, что ключевого результата удалось достичь.

Разница между KPI и OKR

Мы уже разобрались, что такое OKR. Но чем она отличается от KPI?
Большинство организаций знакомы с KPI, или «Key Performance Indicators». Это самостоятельные метрики — они могут сказать вам, плохой показатель или хороший, но не обязательно передают контекст или направление, в котором предстоит двигаться вашей команде.

OKR же обеспечивает столь необходимое направление и контекст. Это такой своеобразный «KPI с душой». Цель описывает ваши стремления, а ключевые результаты — способ, которым узнаете о своём прогрессе. Но поскольку KPI тоже поддаются измерению, их можно считать ключевыми результатами. В общем, вместо того, чтобы говорить об отличии OKR от KPI, лучше смотреть на них как на взаимодополняющие.

Пример KPI

Возьмём для примера картинную галерею. Два из её KPI — это посещаемость и пожертвования. Это данные о том, сколько посетителей проходят через дверь и сколько людей делают пожертвования каждый месяц.

Пример OKR

Допустим, галерея хочет стать полезной для общества. Это цель. А как понять, что её удалось достичь?
Хорошими KR для достижения этой цели было бы:

• Увеличить количество локальных ежедневных посетителей на 25% к концу следующего отчётного периода.
• Провести три открытия выставок, направленных на привлечение новых местных меценатов или благотворительных организаций.

В примере с галереей OKR показывает, какая у неё цель и как руководство собирается этого добиться. Цели (Objectives), ориентированные на изменения, сопряжены с мерами (Key Results). С другой стороны, KPI — это отдельные цифры (метрики): посещаемость и пожертвования. Они не передают цель, путь или прогресс.