Главная / Блог / Дайджесты / Карта должности сотрудника: что, зачем и как?

Карта должности сотрудника: что, зачем и как?

6 минут на чтение

Теги: карта должности сотрудника менеджеру по холодным звонкам

05 сентября 2022

Карта должности сотрудника: что, зачем и как?

Есть вещи, которые заметно упрощают работу: Excel, который подсчитает всех клиентов и покажет, где цифры «не бьются», программное обеспечение с автодозвоном, которое само свяжется с клиентом и карта должности, которая облегчит поиск подходящего менеджера по продажам. Последней и посвящена эта статья. Рассказываем, что это за карта такая, в чём её удобство и из каких разделов она состоит.

Содержание

В этой статье:

Что такое карта должности и зачем она нужна?

Карта должности — это документ-выручалочка не только для рекрутера, но и для новенького сотрудника. Карта описывает детали работы на должности:

ключевые задачи, для выполнения которых наняли сотрудника;
навыки, знания и опыт, необходимые для выполнения задач;
KPI, которые стоят перед сотрудником;
место должности в корпоративной иерархии и кому подотчётен сотрудник.

Почему это документ-выручалочка?

Благодаря карте легче отсеивать кандидатов на этапе отбора, а новенький сотрудник точно знает, что входит в его обязанности и каких результатов от него ждут;
Карта должности выручает в планировании обучении: по итогам определённого периода становится понятно, какие навыки сотруднику нужно подтянуть, чтобы улучшить свои результаты работы;
Документ обеспечивает прозрачность: в нём прописан оклад и за выполнение каких KPI можно претендовать на бонусы;
Если сотрудника начали нагружать сверх его обязанностей, это также легко доказать благодаря карте должности.

Итог: потому, что с ней нет бардака в работе сотрудников.

Как составить карту должности?

Шаг 1: Анализ обязанностей

Всё начинается со сбора, изучения и интерпретации данных о задачах должности. Собирать информацию можно несколькими способами: опрашивать сотрудников, занимающих должность, или их супервайзеров или выдать им для заполнения анкеты / рабочие листы. Если должность новая, данные можно собрать из вакансий других компаний. Важно собирать не общую информацию, а по пунктам:

Необходимые знания, бэкграунд, опыт и образование, которые помогут быстрее понять суть работы и выполнять её эффективно;
Без каких навыков сотруднику будет тяжело;
Физические характеристики, опционально для отдельных сфер деятельности;
Что есть результат работы или по каким KPI будет оцениваться работы;
Карьерные перспективы, на которые может рассчитывать сотрудник;
Зарплатная вилка, установленная в компании.

Шаг 2: Наведение порядка в функциях

После сбора всех данных, нужно проанализировать функционал должности:

Убедитесь, что задачи в рамках должностных функций действительно необходимы для выполнения работы;
Определите частоту, с которой выполняется задача, или сколько времени тратится на выполнение задачи;
Определите последствия невыполнения функции и будет ли это наносить ущерб деятельности работодателя;
Определите, можно ли изменить задачи или выполнить их по-другому, проще;
Определите, можно ли переназначить задачи другому сотруднику.

После такого анализа будет проще определить основные и второстепенные функции.

Шаг 3: Структурирование информации в документе

Структура карты должности может разница в разных компаниях, но в рамках одной организации — унифицирована. Примерная структура может быть такой:

Наименование документа и дата его составления.
Должность — название должности.
Подотчетен — название должности, которой подчиняется эта должность.
Резюме/цель — краткое изложение и общие цели работы.
Основные функции — в том числе частота, с которой выполняются задачи.
Компетентность – знания, навыки и умения.
Условия работы — удалённый, офисный или гибридный формат, график работы, длительность рабочего дня, возможность брать больничные, период отпусков.
Диапазон заработной платы, а также периодичность возможного пересмотра.
Требования — образование и опыт работы.
Дополнительные квалификационные требования — сертификаты, отраслевой опыт и опыт работы с определенным оборудованием.

Карта должности vs. Должностная инструкция

Между картой должности и должностной инструкцией есть два основных различия:

- Должностная инструкция более официальный документ для внутреннего пользования компании, а карта должности составляется для удобства найма и больше удобна для кандидатов — они могут сравнить требования к работе со своими собственными навыками и определить, подходят ли они для этой роли;
- Должностная инструкция более масштабный документ, в котором подробно описаны обязанности должности, права и ответственность обеих сторон. Карта должности — это сокращённая версия должностной инструкции и, как правило, состоит из 1-2 страниц;

Но есть и сходства: оба документа нацелены на устранение путаницы в обязанностях сотрудников, помогают компании оценивать сотрудников в соответствии с четко установленными стандартами и принимать обоснованные решения относительно того, какие сотрудники нуждаются в вознаграждениях, продвижении по службе, а какие не так успешно выполняют задачи, необходимые для их роли.

Определение компетенций

Этому пункту стоит уделить особое внимание. В карте должности вы можете указать компетенции связанные с должностью, сосредоточив внимание как на требуемых, так и на желаемых компетенциях. Постарайтесь включить от семи до десяти компетенций с подробным описанием или пунктами, объясняющими каждую из них. Чтобы вы и сотрудник или кандидат на позицию были на одной «волне». Составить точный список вам помогут наблюдение за сотрудниками, выполняющими аналогичные задачи или консультации с руководителями отделов.

Общие/организационные компетенции

Компетенции можно разбить на две основные категории. Первая группа — общие или организационные компетенции, которые представляют собой навыки, знания и нормы поведения, которые должны демонстрировать все сотрудники организации.

Эти компетенции должны отражать общие цели, задачи и миссию компании. Подходящей организационной компетенцией для компании, которая занимается обслуживанием клиентов, например, может быть «навык выстраивать межличностные отношения». Это означает, что все сотрудники должны уметь устанавливать открытую коммуникацию, быть в партнёрстве и способствовать достижению целей организации.

Конкретные/индивидуальные компетенции

Вторая категория компетенций — навыки, знания и умения, характерные для конкретной должности. Например, супервайзер по обслуживанию розничных клиентов должен уметь обучать членов своей команды, четко определяя их цели и ожидания, делясь конструктивной обратной связью.

Пример карты должности

Должность	Менеджер по продажам
Отдел	Отдел продаж
Руководитель	Начальник отдела продаж
Подчиненный персонал	—
Смежные отделы	Отдел обслуживания, отдел маркетинга
Цель должности	Увеличение базы новых клиентов, повышение уровня лояльности и осведомленности у клиентов, выполнение плана продаж, предложение способов увеличения продаж.
Обязанности	Обязанности Консультирование клиентов по ассортименту Разъяснение технических параметров товара Ведение отчетности Поиск и привлечение потенциальных клиентов
Профессиональные знания	Знание ПК Знание программного обеспечения для учета Знание цен аналогичных товаров на рынке
Профессиональные навыки	Увеличение клиентской базы Умение вести переговоры
KPI	Увеличение продаж 3% Привлечение новых клиентов 15 чел. в месяц
Личные качества	Общительность, умение слушать собеседника, вежливость, способность убеждать
Требования к кандидатам	Образование – высшее, специализация менеджер, экономист Опыт работы в сфере продаж – не менее 1 года Водительские права В категории
Условия работы	Удалённый формат работы, с 10:00 до 17:00 МСК, официальное трудоустройство, оплачиваемый больничный, 24 дня отпуска в год.
Зарплатная вилка	В первый месяц — 25 000 ₽. Далее — 35 000 ₽ + % от продаж В конце каждого квартала предусмотрено вознаграждение по результатам работы.

Составление карты должности потребует вложений времени, но составив и применив её один раз, все усилия окупятся. Но как и любой другой документ, карту нужно актуализировать в соответствии с рынком, тенденциями и новыми технологиями.

Протестировать Скорозвон