Есть вещи, которые заметно упрощают работу: Excel, который подсчитает всех клиентов и покажет, где цифры «не бьются», программное обеспечение с автодозвоном, которое само свяжется с клиентом и карта должности, которая облегчит поиск подходящего менеджера по продажам. Последней и посвящена эта статья. Рассказываем, что это за карта такая, в чём её удобство и из каких разделов она состоит.
Что такое карта должности и зачем она нужна?
Карта должности — это документ-выручалочка не только для рекрутера, но и для новенького сотрудника. Карта описывает детали работы на должности:
- ключевые задачи, для выполнения которых наняли сотрудника;
- навыки, знания и опыт, необходимые для выполнения задач;
- KPI, которые стоят перед сотрудником;
- место должности в корпоративной иерархии и кому подотчётен сотрудник.
Почему это документ-выручалочка?
- Благодаря карте легче отсеивать кандидатов на этапе отбора, а новенький сотрудник точно знает, что входит в его обязанности и каких результатов от него ждут;
- Карта должности выручает в планировании обучении: по итогам определённого периода становится понятно, какие навыки сотруднику нужно подтянуть, чтобы улучшить свои результаты работы;
- Документ обеспечивает прозрачность: в нём прописан оклад и за выполнение каких KPI можно претендовать на бонусы;
- Если сотрудника начали нагружать сверх его обязанностей, это также легко доказать благодаря карте должности.
Итог: потому, что с ней нет бардака в работе сотрудников.
Как составить карту должности?
Шаг 1: Анализ обязанностей
Всё начинается со сбора, изучения и интерпретации данных о задачах должности. Собирать информацию можно несколькими способами: опрашивать сотрудников, занимающих должность, или их супервайзеров или выдать им для заполнения анкеты / рабочие листы. Если должность новая, данные можно собрать из вакансий других компаний. Важно собирать не общую информацию, а по пунктам:
- Необходимые знания, бэкграунд, опыт и образование, которые помогут быстрее понять суть работы и выполнять её эффективно;
- Без каких навыков сотруднику будет тяжело;
- Физические характеристики, опционально для отдельных сфер деятельности;
- Что есть результат работы или по каким KPI будет оцениваться работы;
- Карьерные перспективы, на которые может рассчитывать сотрудник;
- Зарплатная вилка, установленная в компании.
Шаг 2: Наведение порядка в функциях
После сбора всех данных, нужно проанализировать функционал должности:
- Убедитесь, что задачи в рамках должностных функций действительно необходимы для выполнения работы;
- Определите частоту, с которой выполняется задача, или сколько времени тратится на выполнение задачи;
- Определите последствия невыполнения функции и будет ли это наносить ущерб деятельности работодателя;
- Определите, можно ли изменить задачи или выполнить их по-другому, проще;
- Определите, можно ли переназначить задачи другому сотруднику.
После такого анализа будет проще определить основные и второстепенные функции.
Шаг 3: Структурирование информации в документе
Структура карты должности может разница в разных компаниях, но в рамках одной организации — унифицирована. Примерная структура может быть такой:
- Наименование документа и дата его составления.
- Должность — название должности.
- Подотчетен — название должности, которой подчиняется эта должность.
- Резюме/цель — краткое изложение и общие цели работы.
- Основные функции — в том числе частота, с которой выполняются задачи.
- Компетентность – знания, навыки и умения.
- Условия работы — удалённый, офисный или гибридный формат, график работы, длительность рабочего дня, возможность брать больничные, период отпусков.
- Диапазон заработной платы, а также периодичность возможного пересмотра.
- Требования — образование и опыт работы.
- Дополнительные квалификационные требования — сертификаты, отраслевой опыт и опыт работы с определенным оборудованием.
Карта должности vs. Должностная инструкция
Между картой должности и должностной инструкцией есть два основных различия:
- Должностная инструкция более официальный документ для внутреннего пользования компании, а карта должности составляется для удобства найма и больше удобна для кандидатов — они могут сравнить требования к работе со своими собственными навыками и определить, подходят ли они для этой роли;
- Должностная инструкция более масштабный документ, в котором подробно описаны обязанности должности, права и ответственность обеих сторон. Карта должности — это сокращённая версия должностной инструкции и, как правило, состоит из 1-2 страниц;
Но есть и сходства: оба документа нацелены на устранение путаницы в обязанностях сотрудников, помогают компании оценивать сотрудников в соответствии с четко установленными стандартами и принимать обоснованные решения относительно того, какие сотрудники нуждаются в вознаграждениях, продвижении по службе, а какие не так успешно выполняют задачи, необходимые для их роли.
Определение компетенций
Этому пункту стоит уделить особое внимание. В карте должности вы можете указать компетенции связанные с должностью, сосредоточив внимание как на требуемых, так и на желаемых компетенциях. Постарайтесь включить от семи до десяти компетенций с подробным описанием или пунктами, объясняющими каждую из них. Чтобы вы и сотрудник или кандидат на позицию были на одной «волне». Составить точный список вам помогут наблюдение за сотрудниками, выполняющими аналогичные задачи или консультации с руководителями отделов.
Общие/организационные компетенции
Компетенции можно разбить на две основные категории. Первая группа — общие или организационные компетенции, которые представляют собой навыки, знания и нормы поведения, которые должны демонстрировать все сотрудники организации.
Эти компетенции должны отражать общие цели, задачи и миссию компании. Подходящей организационной компетенцией для компании, которая занимается обслуживанием клиентов, например, может быть «навык выстраивать межличностные отношения». Это означает, что все сотрудники должны уметь устанавливать открытую коммуникацию, быть в партнёрстве и способствовать достижению целей организации.
Конкретные/индивидуальные компетенции
Вторая категория компетенций — навыки, знания и умения, характерные для конкретной должности. Например, супервайзер по обслуживанию розничных клиентов должен уметь обучать членов своей команды, четко определяя их цели и ожидания, делясь конструктивной обратной связью.
Пример карты должности
| Должность | Менеджер по продажам |
|---|---|
| Отдел | Отдел продаж |
| Руководитель | Начальник отдела продаж |
| Подчиненный персонал | — |
| Смежные отделы | Отдел обслуживания, отдел маркетинга |
| Цель должности | Увеличение базы новых клиентов, повышение уровня лояльности и осведомленности у клиентов, выполнение плана продаж, предложение способов увеличения продаж. |
| Обязанности |
|
| Профессиональные знания |
|
| Профессиональные навыки |
|
| KPI |
|
| Личные качества | Общительность, умение слушать собеседника, вежливость, способность убеждать |
| Требования к кандидатам |
|
| Условия работы | Удалённый формат работы, с 10:00 до 17:00 МСК, официальное трудоустройство, оплачиваемый больничный, 24 дня отпуска в год. |
| Зарплатная вилка | В первый месяц - 25 000 ₽. Далее - 35 000 ₽ + % от продаж В конце каждого квартала предусмотрено вознаграждение по результатам работы. |
Составление карты должности потребует вложений времени, но составив и применив её один раз, все усилия окупятся. Но как и любой другой документ, карту нужно актуализировать в соответствии с рынком, тенденциями и новыми технологиями.
