Время — один из самых главных ресурсов человека. За него в том числе компании платят сотрудникам. И чтобы эти расходы сократить, нужно чтобы работники успевали делать больше в единицу времени. Реально ли такое? Ещё как! Сокращение затрат времени может быть достигнуто за счёт изменений в технологии, в «ручном» процессе или комбинации того и другого. Но прежде чем вводить новшества, их нужно экономически обосновать. Действительно ли организация сэкономит, если упразднит некоторые функции? Ответ даст фотография рабочего дня сотрудника. В этой статье разбираем, что это такое, для чего она нужна и как сделать фотографию рабочего дня с примером.
Фотография рабочего дня (ФРД) или хронометраж — это метод определения совокупного времени, необходимого для выполнения конкретной задачи или производственной деятельности. Труд, необходимый для производства продукта, и совокупное время являются важным аспектом, влияющим на цену продукта, а также на оплату сотрудников.
Простыми словами хронометраж рабочего дня — это описание всех задач, выполняемых работником, и замер времени, которое требуется на их выполнение. Метод поможет узнать, отчёт действительно составляется 5 часов или это 3 часа активной работы и 2 часа обсуждений с коллегой?
История методики
Процесс оптимизации труда существовал задолго до промышленной революции. Однако со временем в этом направлении произошли значительные улучшения. Среди людей, которые произвели революцию в управлении процессами в конце 1800-х и начале 1900-х годов — Фредерик Тейлор.
Тейлор со своими единомышленниками начал привлекать науку к управлению. Тейлор углубился в научное понимание рабочего процесса и считается основателем научного менеджмента. Его предложение, опубликованное в 1909 г., было направлено на повышение производительности за счёт оптимизации и упрощения работы. Он начал разрабатывать лучшие практики на рабочем месте для повышения эффективности и придумал научные методы для выполнения задач в короткие сроки. Время, отведенное на каждую задачу, записывалось, а затем данные использовались для определения времени эффективной работы и оптимизации работы.
Цели и задачи ФРД
Главная цель — оценить эффективность сотрудников и процессов, через оценку количества времени, необходимого для выполнения каждой задачи.
Полученные данные используют для создания условий, в которых сотрудники могут выполнять повседневную деятельность как можно быстрее и эффективнее. Устанавливаются стандарты оптимальной производительности и выявляются потенциальные факторы неэффективности, такие как повторяющиеся и ненужные задачи. Улучшенные методы работы повышают эффективность и снижают утомляемость работников. Работать с умом, а не тяжело.
Виды хронометража рабочего времени
Чтобы привлечь на работу лучших специалистов и их удержать, нужен маркетинг рабочих мест, а именно ценностное предложение работодателя (EVP). В этом материале говорим про evp: что это, и как применять при найме сотрудников.
Групповой/Бригадный
Индивидуальный
В каких ситуациях применяется
Группа, отдел или бригада работают в одном направлении и выполняют одинаковые задачи
Каждый сотрудник в отделе работает по индивидуальному направлению
Кто проводит
Фотографию рабочего дня выполняет наблюдатель
самофотография рабочего дня
Как проводится
Наблюдатель отслеживает занятость сотрудников, с равной периодичностью проверяя, что они делают
Сотрудник самостоятельно фиксирует задачу и подсчитывает время на её выполнение
Особенность
Неточный
Наименьшее количество погрешностей
Как провести фотографию рабочего дня сотрудника
Успешное исследование рабочего времени сотрудников требует тщательного планирования, подготовки и проведения самого исследования, а также анализа полученных данных.
Планирование
Поставить цель
Сформулируйте причины для проведения ФРД в письменной форме. Что становится стимулом? Возможно, сотрудники жалуются что процессы затянуты или что некоторые задачи отнимают слишком много времени; возможно, руководство отслеживает спад эффективности сотрудников, увеличение рабочего времени или рост штата. Знать причины важно для постановки целей и для общения с сотрудниками. Без веских оснований будет трудно ответить на вопросы сотрудников.
Определить область исследования
Простое определение цели, сколько времени займёт исследование, каковы критерии успеха, ограничения и предположения — всё это обеспечит уверенность всем участникам и выгодополучателям процесса. Это не должен быть длинный или сложный документ, а скорее краткий обзор на одну страницу с кратким определением каждого компонента.
Цель будет стимулировать и облегчать анализ данных, полученных в ходе исследования. Это предпишет аналитику, как именно данные должны быть представлены бизнесу. Например, аналитик может захотеть выяснить, сколько времени будет сэкономлено за счет удаления повторяющихся задач или, возможно, сколько времени потребуется высококвалифицированному сотруднику для выполнения задачи по сравнению с сотрудником, который не прошел подготовку. Второе может в дальнейшем быть использовано как кейс для программы обучения и развития. Таким образом, точное определение цели заранее позволит правильно провести анализ и презентовать результаты.
Разработать план коммуникации
В процессе исследования вопросы будут возникать и у сотрудников, чья работа измеряется, так и у руководителей или инициаторов процесса. Кто будет лицом отвечающим на поступающие вопросы? Кто будет разъяснять суть методики, объяснять, как правильно заполнять бланки?
Также важно запланировать вводную встречу для группы, которая участвует в исследовании. Чтобы донести сообщение о том, что исследование связано не с их личной эффективностью, а скорее с бизнес-инициативой по улучшению их процессов, чтобы их время могло быть потрачено на реально полезные действия. Это повысит вероятность того, что персонал будет выполнять свои задачи в обычном режиме, предоставляя точные данные. В противном случае существует высокая вероятность того, что персонал будет чувствовать себя под наблюдением и, таким образом, повысит свою эффективность, предоставив искажённые данные.
Подготовка шаблона
Для подготовки к записи данных требуется продуманный и удобный для пользователя шаблон. Он может варьироваться от исследования к исследованию, но есть обязательные компоненты:
Дата записей
Информация о сотруднике: имя, департамент, руководитель
Наименование процесса (постановка задачи креативному агентству)
Подзадачи (заполнение брифа, отправка брифа, созвон с исполнителем для объяснения задачи)
Тайминги: обязательно указать единицу измерения (минуты, секунды, часы)
Частота выполнения задач: ежедневно, раз в квартал, раз в неделю и т.п.
Поле для комментариев
Попробуйте Скорозвон бесплатно
Свяжитесь с нами и получите бесплатный доступ в сервис на неделю.
За полчаса я помогу
настроить «Скорозвон» под ваш колл-центр или отдел продаж.
После стадии планирования и разрешения всех организационных моментов фактическое проведение самого исследования должно быть простым и предсказуемым процессом.
Проведение вводной встречи для объяснения причин проведения исследования
Передача шаблона и объяснение принципов заполнения
Заполнение шаблона сотрудниками или наблюдателем в течение выделенного времени
Передача заполненных шаблонов аналитику
Анализ данных
Анализ будет заключаться в усреднении времени для каждой задачи, а затем в определении того, сколько времени тратится на задачи с высокой и низкой ценностью. Этого можно добиться, просуммировав все тайминги конкретных задач, а затем разделив их на количество затраченных таймингов. Это даст среднее время, необходимое для выполнения каждой задачи.
Пример. Если в качестве компонента вы указываете чтение электронной почты. И в течение дня вы выполняете эту задачу несколько раз. При этом время может составлять 65 секунд, 210 секунд, 240 секунд, 39 секунд и 354 секунды. Сложите числа вместе: 65 + 210 + 240 + 39 + 354, получаем 908. Разделим на количество раз. В данном случае это 5, поэтому разделим 908 на 5, получаем 181,6 секунды в среднем уходит на работу с электронной почтой.
Затем все задачи распределяются по их ценности. Это не обязательно ранжирование, возможно простое деление на две группы: ценные и не ценные для бизнеса действия. Задачи, попавшие во вторую группу, либо автоматизируются, либо выводятся на аутсорс, либо вовсе удаляются из процесса.
Любой дальнейший анализ будет зависеть от цели исследования.
Образец фотографии рабочего дня
Так как фотография рабочего времени может проводиться для всех специальностей, мы приведём два примера ФРД. Один для офисного сотрудника, другой — для сотрудника производства.
ФРД Слесаря
ФРД Бухгалтера
Подытожим
Фотография рабочего дня — полезный инструмент для оптимизации процессов и предотвращения траты времени на задачи, которые не несут ценности для бизнеса. Но для того, чтобы сотрудники восприняли метод спокойно и отразили реальность при заполнении шаблонов, важно подготовиться к процессу. Заранее определить цель и решить все организационные вопросы поможет правильно презентовать процедуру коллегам и проанализировать полученные данные. Чтобы оценить, правильное ли решение было принято после первого ФРД, необходимо провести его повторно, после внедрения изменений в бизнес-процессы или в порядок работы сотрудников.
Подпишитесь на рассылку от команды Скорозвона
1 письмо раз в 2 недели со свежими материалами о бизнесе, продажах и клиентском сервисе.
Всегда задавалась вопросом, для чего фотография рабочего дня, разве нельзя без неё обойтись? Теперь пересмотрела свою точку зрения, инструмент действительно кажется удобным.
7 минут на чтение
Спасибо за полезный материал!
Расскажите пожалуйста, а как быстро провести фотографию рабочего дня сотрудника? Есть ли для этого проверенные программы?
Всегда задавалась вопросом, для чего фотография рабочего дня, разве нельзя без неё обойтись? Теперь пересмотрела свою точку зрения, инструмент действительно кажется удобным.