Для чего нужна фотография рабочего дня сотрудника?

Планирование

1. Поставить цель

   Сформулируйте причины для проведения ФРД в письменной форме. Что становится стимулом? Возможно, сотрудники жалуются что процессы затянуты или что некоторые задачи отнимают слишком много времени; возможно, руководство отслеживает спад эффективности сотрудников, увеличение рабочего времени или рост штата. Знать причины важно для постановки целей и для общения с сотрудниками. Без веских оснований будет трудно ответить на вопросы сотрудников.

2. Определить область исследования

   Простое определение цели, сколько времени займёт исследование, каковы критерии успеха, ограничения и предположения — всё это обеспечит уверенность всем участникам и выгодополучателям процесса. Это не должен быть длинный или сложный документ, а скорее краткий обзор на одну страницу с кратким определением каждого компонента.

   Цель будет стимулировать и облегчать анализ данных, полученных в ходе исследования. Это предпишет аналитику, как именно данные должны быть представлены бизнесу. Например, аналитик может захотеть выяснить, сколько времени будет сэкономлено за счет удаления повторяющихся задач или, возможно, сколько времени потребуется высококвалифицированному сотруднику для выполнения задачи по сравнению с сотрудником, который не прошел подготовку. Второе может в дальнейшем быть использовано как кейс для программы обучения и развития. Таким образом, точное определение цели заранее позволит правильно провести анализ и презентовать результаты.

3. Разработать план коммуникации

   В процессе исследования вопросы будут возникать и у сотрудников, чья работа измеряется, так и у руководителей или инициаторов процесса. Кто будет лицом отвечающим на поступающие вопросы? Кто будет разъяснять суть методики, объяснять, как правильно заполнять бланки?

   Также важно запланировать вводную встречу для группы, которая участвует в исследовании. Чтобы донести сообщение о том, что исследование связано не с их личной эффективностью, а скорее с бизнес-инициативой по улучшению их процессов, чтобы их время могло быть потрачено на реально полезные действия. Это повысит вероятность того, что персонал будет выполнять свои задачи в обычном режиме, предоставляя точные данные. В противном случае существует высокая вероятность того, что персонал будет чувствовать себя под наблюдением и, таким образом, повысит свою эффективность, предоставив искажённые данные.

4. Подготовка шаблона

   Для подготовки к записи данных требуется продуманный и удобный для пользователя шаблон. Он может варьироваться от исследования к исследованию, но есть обязательные компоненты:

   • Дата записей
   • Информация о сотруднике: имя, департамент, руководитель
   • Наименование процесса (постановка задачи креативному агентству)
   • Подзадачи (заполнение брифа, отправка брифа, созвон с исполнителем для объяснения задачи)
   • Тайминги: обязательно указать единицу измерения (минуты, секунды, часы)
   • Частота выполнения задач: ежедневно, раз в квартал, раз в неделю и т.п.
   • Поле для комментариев

Проведение исследования

После стадии планирования и разрешения всех организационных моментов фактическое проведение самого исследования должно быть простым и предсказуемым процессом.

1. Проведение вводной встречи для объяснения причин проведения исследования
2. Передача шаблона и объяснение принципов заполнения
3. Заполнение шаблона сотрудниками или наблюдателем в течение выделенного времени
4. Передача заполненных шаблонов аналитику

Анализ данных

Анализ будет заключаться в усреднении времени для каждой задачи, а затем в определении того, сколько времени тратится на задачи с высокой и низкой ценностью. Этого можно добиться, просуммировав все тайминги конкретных задач, а затем разделив их на количество затраченных таймингов. Это даст среднее время, необходимое для выполнения каждой задачи.

Пример. Если в качестве компонента вы указываете чтение электронной почты. И в течение дня вы выполняете эту задачу несколько раз. При этом время может составлять 65 секунд, 210 секунд, 240 секунд, 39 секунд и 354 секунды. Сложите числа вместе: 65 + 210 + 240 + 39 + 354, получаем 908. Разделим на количество раз. В данном случае это 5, поэтому разделим 908 на 5, получаем 181,6 секунды в среднем уходит на работу с электронной почтой.

Затем все задачи распределяются по их ценности. Это не обязательно ранжирование, возможно простое деление на две группы: ценные и не ценные для бизнеса действия. Задачи, попавшие во вторую группу, либо автоматизируются, либо выводятся на аутсорс, либо вовсе удаляются из процесса.

Любой дальнейший анализ будет зависеть от цели исследования.