Для чего нужна фотография рабочего дня сотрудника?

Время — один из самых главных ресурсов человека. За него в том числе компании платят сотрудникам. И чтобы эти расходы сократить, нужно чтобы работники успевали делать больше в единицу времени. Реально ли такое? Ещё как! Сокращение затрат времени может быть достигнуто за счёт изменений в технологии, в «ручном» процессе или комбинации того и другого. Но прежде чем вводить новшества, их нужно экономически обосновать. Действительно ли организация сэкономит, если упразднит некоторые функции? Ответ даст фотография рабочего дня сотрудника. В этой статье разбираем, что это такое, для чего она нужна и как сделать фотографию рабочего дня с примером.

Как провести фотографию рабочего дня сотрудника

Успешное исследование рабочего времени сотрудников требует тщательного планирования, подготовки и проведения самого исследования, а также анализа полученных данных.

Планирование

1. Поставить цель

   Сформулируйте причины для проведения ФРД в письменной форме. Что становится стимулом? Возможно, сотрудники жалуются что процессы затянуты или что некоторые задачи отнимают слишком много времени; возможно, руководство отслеживает спад эффективности сотрудников, увеличение рабочего времени или рост штата. Знать причины важно для постановки целей и для общения с сотрудниками. Без веских оснований будет трудно ответить на вопросы сотрудников.

2. Определить область исследования

   Простое определение цели, сколько времени займёт исследование, каковы критерии успеха, ограничения и предположения — всё это обеспечит уверенность всем участникам и выгодополучателям процесса. Это не должен быть длинный или сложный документ, а скорее краткий обзор на одну страницу с кратким определением каждого компонента.

   Цель будет стимулировать и облегчать анализ данных, полученных в ходе исследования. Это предпишет аналитику, как именно данные должны быть представлены бизнесу. Например, аналитик может захотеть выяснить, сколько времени будет сэкономлено за счет удаления повторяющихся задач или, возможно, сколько времени потребуется высококвалифицированному сотруднику для выполнения задачи по сравнению с сотрудником, который не прошел подготовку. Второе может в дальнейшем быть использовано как кейс для программы обучения и развития. Таким образом, точное определение цели заранее позволит правильно провести анализ и презентовать результаты.

3. Разработать план коммуникации

   В процессе исследования вопросы будут возникать и у сотрудников, чья работа измеряется, так и у руководителей или инициаторов процесса. Кто будет лицом отвечающим на поступающие вопросы? Кто будет разъяснять суть методики, объяснять, как правильно заполнять бланки?

   Также важно запланировать вводную встречу для группы, которая участвует в исследовании. Чтобы донести сообщение о том, что исследование связано не с их личной эффективностью, а скорее с бизнес-инициативой по улучшению их процессов, чтобы их время могло быть потрачено на реально полезные действия. Это повысит вероятность того, что персонал будет выполнять свои задачи в обычном режиме, предоставляя точные данные. В противном случае существует высокая вероятность того, что персонал будет чувствовать себя под наблюдением и, таким образом, повысит свою эффективность, предоставив искажённые данные.

4. Подготовка шаблона

   Для подготовки к записи данных требуется продуманный и удобный для пользователя шаблон. Он может варьироваться от исследования к исследованию, но есть обязательные компоненты:

   • Дата записей
   • Информация о сотруднике: имя, департамент, руководитель
   • Наименование процесса (постановка задачи креативному агентству)
   • Подзадачи (заполнение брифа, отправка брифа, созвон с исполнителем для объяснения задачи)
   • Тайминги: обязательно указать единицу измерения (минуты, секунды, часы)
   • Частота выполнения задач: ежедневно, раз в квартал, раз в неделю и т.п.
   • Поле для комментариев

Попробуйте Скорозвон бесплатно

Свяжитесь с нами и получите бесплатный доступ в сервис на неделю.

За полчаса я помогу
настроить «Скорозвон» под ваш колл-центр или отдел продаж.

Звоните сейчас!

8 800 333 97
02

+
Зарегистрироваться

Мы отправим вам смс с кодом
регистрации

Нажимая на кнопку
«Зарегистрироваться», вы даёте согласие
на обработку персональных данных.

Проведение исследования

После стадии планирования и разрешения всех организационных моментов фактическое проведение самого исследования должно быть простым и предсказуемым процессом.

1. Проведение вводной встречи для объяснения причин проведения исследования
2. Передача шаблона и объяснение принципов заполнения
3. Заполнение шаблона сотрудниками или наблюдателем в течение выделенного времени
4. Передача заполненных шаблонов аналитику

Анализ данных

Анализ будет заключаться в усреднении времени для каждой задачи, а затем в определении того, сколько времени тратится на задачи с высокой и низкой ценностью. Этого можно добиться, просуммировав все тайминги конкретных задач, а затем разделив их на количество затраченных таймингов. Это даст среднее время, необходимое для выполнения каждой задачи.

Пример. Если в качестве компонента вы указываете чтение электронной почты. И в течение дня вы выполняете эту задачу несколько раз. При этом время может составлять 65 секунд, 210 секунд, 240 секунд, 39 секунд и 354 секунды. Сложите числа вместе: 65 + 210 + 240 + 39 + 354, получаем 908. Разделим на количество раз. В данном случае это 5, поэтому разделим 908 на 5, получаем 181,6 секунды в среднем уходит на работу с электронной почтой.

Затем все задачи распределяются по их ценности. Это не обязательно ранжирование, возможно простое деление на две группы: ценные и не ценные для бизнеса действия. Задачи, попавшие во вторую группу, либо автоматизируются, либо выводятся на аутсорс, либо вовсе удаляются из процесса.

Любой дальнейший анализ будет зависеть от цели исследования.

Образец фотографии рабочего дня

Так как фотография рабочего времени может проводиться для всех специальностей, мы приведём два примера ФРД. Один для офисного сотрудника, другой — для сотрудника производства.

Как внедрить ФРД менеджеров на регулярной основе: 4 шага

Разовая фотография рабочего дня покажет картину только на конкретную неделю. Чтобы держать эффективность отдела продаж под контролем, ФРД менеджеров нужно повторять с определённой периодичностью — например, раз в квартал или после каждого изменения в процессах. Регулярность превращает разовый замер в систему наблюдения за тем, куда уходит рабочее время команды.

Шаг 1. Закрепите периодичность и ответственного. Определите, как часто проводится ФРД и кто за него отвечает. Для отдела продаж удобна привязка к циклам: конец квартала, запуск нового скрипта, изменение системы мотивации. Назначьте одного человека — руководителя отдела или РОПа — который инициирует замер и собирает данные.

Шаг 2. Зафиксируйте единый шаблон задач. Чтобы сравнивать результаты между периодами, набор категорий должен быть неизменным. Для менеджера по продажам это обычно: звонки клиентам, работа в CRM, подготовка КП, встречи и планёрки, обучение, переписка, простои и перерывы. Один и тот же шаблон из квартала в квартал позволяет видеть динамику, а не разрозненные срезы.

Шаг 3. Автоматизируйте сбор данных по звонкам. Самофотография у менеджеров часто искажает реальность: время на звонки округляют, а простои занижают. Разговоры — самая измеримая часть работы продавца, и их не нужно хронометрировать вручную. Речевая AI-аналитика автоматически переводит звонки в текст, фиксирует их длительность и количество, а также разделяет разговоры по темам и результату. Так часть ФРД собирается сама, без бланков и субъективных оценок.

Шаг 4. Сравнивайте периоды и корректируйте нормативы. После второго и последующих замеров сопоставьте, как изменилась структура рабочего дня. Если после автоматизации отчётности время на звонки выросло, а на рутину в CRM сократилось — изменения работают. Если нет — корректируйте процессы и нормативы и назначайте следующий замер.

Регулярный ФРД перестаёт быть «проверкой» и становится инструментом планирования: вы видите не одну точку, а тренд по всему отделу.

Как анализировать результаты с полученными фото

Собранные фотографии рабочего дня — это ещё не выводы, а сырые данные. Анализ превращает таблицы с таймингами в понимание того, где отдел продаж теряет время и деньги. Разбирать результаты удобно в несколько уровней.

Сгруппируйте задачи по ценности. Разделите все действия менеджера на три категории: приносящие деньги (звонки, переговоры, работа с возражениями), поддерживающие (заполнение CRM, подготовка документов) и потери (лишние согласования, ручные отчёты, ожидание, дубли задач). Посчитайте долю каждой категории в рабочем дне. Здоровый ориентир для продавца — когда на прямую работу с клиентами уходит большая часть смены, а не второстепенные задачи.

Сравните менеджеров между собой. Усреднённое время по одной задаче у разных сотрудников показывает разброс. Если один менеджер тратит на заполнение карточки в CRM 3 минуты, а другой — 12, дело не в клиентах, а в навыке или организации процесса. Такие расхождения — прямая подсказка, кого дообучить и какие шаги стоит стандартизировать.

Свяжите структуру дня с результатом. Само по себе количество звонков ничего не говорит о качестве. Сопоставьте тайминги с конверсией: много времени на разговоры при низкой конверсии означает, что проблема не в загрузке, а в самих диалогах. Здесь ручной ФРД упирается в потолок — по бланку не видно, что именно происходит внутри звонка.

Чтобы заглянуть внутрь разговоров, подключите инструменты анализа диалогов. Речевая AI-аналитика оценивает каждый звонок по смыслу: соблюдение скрипта, отработку возражений, вежливость, длину монологов менеджера. А AI-тренер формирует индивидуальные рекомендации для каждого продавца на основе его собственных диалогов. Тогда анализ ФРД отвечает не только на вопрос «сколько времени ушло на звонки», но и «почему это время сработало или не сработало».

Выделите узкие места и зафиксируйте гипотезы. По итогам анализа сформулируйте конкретные проблемы: например, «менеджеры тратят 1,5 часа в день на ручное заполнение отчётов» или «40% рабочего времени уходит на нецелевые звонки». Каждую проблему переведите в гипотезу об улучшении — её вы проверите следующим замером.

Какие обычно выводы делают компании по отчёту с ФРД

Фотография рабочего дня почти всегда вскрывает разрыв между тем, как руководитель представляет себе загрузку отдела, и тем, что происходит на самом деле. Выводы у большинства компаний повторяются — ниже самые частые.

Реальное время на продажи меньше ожидаемого. Классический результат: менеджер, которого наняли звонить и продавать, тратит на прямую работу с клиентами лишь часть смены. Остальное уходит на рутину, переписку и внутренние согласования. Это первый повод пересмотреть распределение задач.

Рутина съедает больше, чем кажется. Ручное заполнение CRM, составление отчётов, поиск информации по клиенту, дублирующиеся действия — в сумме это часто час-полтора рабочего времени каждого продавца ежедневно. Именно эти задачи первыми уходят в автоматизацию.

Часть звонков не приносит результата. ФРД в связке с аналитикой показывает, что заметная доля разговоров — это недозвоны, нецелевые контакты и разговоры не с ЛПР. Отсюда вывод о необходимости чистить базу, менять подход к дозвону и автоматизировать первичный отсев.

Между менеджерами большой разброс. Отчёт наглядно показывает, что сильные и слабые сотрудники тратят время по-разному. Это переводит разговор от абстрактной «мотивации» к конкретным навыкам и процессам, которые можно подтянуть.

Есть задачи, которые вообще не нужны. Часть действий в отчёте не приносит ценности ни клиенту, ни бизнесу — они остались по инерции. Такие задачи убирают из процесса совсем.

Главный итог для большинства компаний одинаков: время менеджеров стоит дорого, и значительную его часть можно вернуть в продажи за счёт автоматизации рутины и работы над качеством звонков. ФРД лишь показывает, где именно спрятан этот ресурс — а дальше дело за инструментами.

Проведите ФРД своего отдела продаж, а рутинный сбор и анализ звонков доверьте Скорозвону: протестируйте речевую AI-аналитику и AI-тренер бесплатно, чтобы увидеть, сколько рабочего времени менеджеров можно вернуть в продажи.

Подытожим

Фотография рабочего дня — полезный инструмент для оптимизации процессов и предотвращения траты времени на задачи, которые не несут ценности для бизнеса. Но для того, чтобы сотрудники восприняли метод спокойно и отразили реальность при заполнении шаблонов, важно подготовиться к процессу. Заранее определить цель и решить все организационные вопросы поможет правильно презентовать процедуру коллегам и проанализировать полученные данные. Чтобы оценить, правильное ли решение было принято после первого ФРД, необходимо провести его повторно, после внедрения изменений в бизнес-процессы или в порядок работы сотрудников.