Управленческие расходы: как планировать и учитывать в бюджете
4 минуты на чтение
Бизнес-аналитики отмечают, что бюджет управленческих расходов отражает результативность всей компании: чем выше инвестиции в административную сферу, тем эффективнее работа всей компании. Изучим в деталях, что представляет эта статья издержек, способы её планирования и оптимизации.
В этой статье:
Расходы компании: виды и способы управления
В учётной политике каждой компании обязательно отражается разделение всех расходов на три вида: производственные, коммерческие и управленческие:
- Производственные — расходы, непосредственно связанные с изготовлением продукции, включая покупку сырья, амортизацию, выплаты специалистам, работающим на производстве. Из ПР формируется большая часть себестоимости товара. Остальные два вида называются непроизводственными, они не влияют на продукцию напрямую, но без них невозможна реализация изготовленной продукции.
- Коммерческие — средства, направленные на реализацию и сбыт продукции, например, упаковка товаров, транспортировка и продвижение на рынке.
- Управленческие — издержки компании, выделяемые на административные задачи, организацию работы предприятия, включая заработную плату руководящего персонала, секретарей и офисных работников.
Организации вправе самостоятельно относить расходы к одной из описанных статей, при условии фиксирования принципа признания издержек в учётной политике, — документе, отражающем способы ведения расходов, необходимом для корректного составления бухгалтерских отчётов. Все остальные затраты, которые не связаны с производством, коммерцией и управлением относят к статье «Прочие расходы».
Состав основных видов расходов
Итак, мы разобрались с основной терминологией и теперь можем подробно поговорить о том, что входит в управленческие расходы и другие виды издержек компании. Отметим, что в зависимости от сферы одни и те же издержки могут быть отнесены в разные статьи расходов. Например, для сферы IT заработная плата программистов будет относиться к производственным расходам, а для промышленного производства это затраты на управленческие расходы.
| Вид | Состав |
|---|---|
| Производственные | Покупка сырья, заработная плата сотрудников, которые работают на производстве, затраты на электроэнергию и ремонт техники. |
| Коммерческие | Упаковка продукции, аренда складских помещений, логистические расходы, реклама и брендирование, амортизация транспорта. |
| Административно-управленческие расходы | Офисные расходы, включая аренду помещений, ремонт, оплату электроэнергии, интернета, связи, канцелярии, заработная плата сотрудников, компенсации и льготы. К административно-управленческому персоналу относятся: менеджеры, HR, штатные юристы, секретари, охранники, |
| Прочие | Любые форс-мажоры, штрафы, пени, оплата ремонта оборудования, которое компания не использует и сдаёт в аренду, подарки от лица компании. |
Планирование статьи расходов на управление
Для грамотного планирования управленческих расходов организации, важно понимать разновидности таких издержек. Основные виды управленческих расходов:
- Предсказуемые — те, которые относительно стабильны из месяца в месяц. Например, аренда и обслуживание офисных помещений.
- Вариативные — нацеленные на развитие компании и менее фиксированные, сюда относят оплату труда, отпусков.
Какого же принципа придерживаются при планировании управленческих расходов компании? Традиционный способ предполагает, что объём финансовых трат определяется процентом от размера фонда оплаты труда. Такой подход использовался ещё в советские годы, и сегодня считается устаревшим. Более современные методы управленческих расходов — индексация и прогнозирование роста. Первый вариант предполагает проведение ежегодной индексации прошлогодней суммы, а второй строится на основе данных текущего и прогнозируемого развития компании.
Планирование УР включает следующие шаги:
- Детализация планирования. Включает анализ имеющихся статей расходов, объёмы и время поступления прибыли, версии бюджета, сроки планирования, выделение регулярных и нерегулярных трат;
- Определение центров финансовой ответственности. Закрепление издержек за каждым ЦФО (отдела кадров, администрации);
- Установление сроков планирования. Издаётся указ, отражающий сроки и ответственных.
- Информирование исполнителей о принципах планирования;
- Обсуждение бюджета с руководителями центров финансовой ответственности;
- Оценка бюджета на реалистичность.
Оптимизация статьи бюджета
Итак, управленческими расходами являются относительно постоянные затраты, в которые входят зарплаты коллективу и поддержание условий для работы. Экономия на фонде оплаты труда достаточно рискованное занятие, поэтому сосредоточимся на косвенных затратах компании:
- Пересмотр арендной платы. В первую очередь, стоит изучить рынок и подобрать оптимальные варианты аренды помещений, также можно отказаться от лишних офисов, если таковые имеются, например, переговорных комнат и личных кабинетов.
- Перераспределение нагрузки. Снизить затраты можно с помощью экономии времени, например, отказаться от некоторых видов отчётов или усовершенствовать операционные задачи, отбирающие у сотрудников 20%-30% времени.
- Отказ от собственного транспорта. Проанализируйте состав автопарка и % автомобилей, которые регулярно используются. Возможно, в таком количестве нет нужды, и вы сможете безболезненно снизить размер автопарка.
Отметим, что в Налоговом кодексе РФ не существует понятия управленческие расходы, к примеру чаще всего их обозначают как «Косвенные».
Налоговая служба обычно особенно тщательно проверяет эту статью финансов на обоснованность по трём критериям: экономическую рациональность, наличие подтверждающих фактов и целесообразность. Исходите из этих трёх принципов, чтобы не возникало лишних вопросов.
