Тендер

Что такое тендер

Заказчик один раз фиксирует объём, сроки, техтребования и правила выбора, а дальше все участвуют на одинаковых условиях. Ему не нужно вести десять параллельных переговоров, вам не нужно угадывать, чего он хочет.

Пример: заводу нужно 200 серверов. Он объявляет закрытый тендер, поставщики присылают заявки онлайн, комиссия сравнивает характеристики, гарантию и цену.

Есть и обратная сторона. Городская больница покупает томограф через госплощадку, требования там жёсткие. Просроченная электронная подпись или опечатка в реквизитах — заявку отклонят, и неважно, насколько хорошим было предложение. Много времени уходит наоформление бумаг.

Отсюда главное правило: тендер — это работа, которую нужно закладывать в план заранее. Заявка, собранная за вечер до дедлайна, почти всегда проигрышная.

Виды тендеров

Вид тендера подсказывает, стоит ли вообще браться за такой заказ.

Самая частая ошибка — идти в аукцион с продуктом, который вы продаёте через объяснение. Если ценность нужно рассказывать, а не показывать в спецификации, аукцион вы проиграете любому, кто готов работать в ноль.

Кто проводит тендеры

От типа заказчика зависят сроки оплаты и пакет документов.

Госорганы и муниципалитеты работают по 44-ФЗ. Правила жёсткие, ошибка в документах стоит дорого, зато платят в срок, обычно за 7–15 дней после приёмки. Поток заказов стабильный, но сопровождением придётся заниматься кому-то постоянно, между делом это не делается.

У госкомпаний и монополий — 223-ФЗ. Свободы в правилах больше, площадки часто свои, и до старта процедуры на условия иногда удаётся повлиять — если вы успели поговорить с заказчиком до публикации.

Крупный частный бизнес пишет правила сам. Начинайте с его внутреннего регламента закупок, там всё и написано.

Международные организации обычно просят отчётность на английском и подтверждение того, что вы соблюдаете экологические и этические стандарты.

Где искать тендеры

Мониторить всё подряд бессмысленно, настраивайте фильтры под свой профиль.

ЕИС (zakupki.gov.ru) — главный источник по госзакупкам, уведомления настраиваются по кодам ОКПД2, ИНН заказчика и региону.

Коммерческие площадки: B2B-Center, Fabrikant, РТС-тендер, Сбербанк-АСТ. У каждой своя отраслевая специализация.

Агрегаторы вроде Контур.Закупок, Seldon и ТендерПлана полезны другим: они показывают, кто выигрывал у заказчика раньше и по какой цене. Это самая дешёвая разведка, которая у вас есть.

Не забывайте про свои источники. Подпишитесь на разделы «Закупки» на сайтах ключевых клиентов, попросите менеджеров записывать всё, что клиенты говорят про будущие закупки. Половина тендеров всплывает в обычной переписке за месяц до публикации, и это единственный шанс повлиять на ТЗ, пока оно ещё лежит в черновике.

Как участвовать в тендере

Ошибка на любом этапе стоит либо заявки, либо маржи.

1. Оформите электронную подпись (УКЭП) на руководителя или ответственного сотрудника. Без неё подать заявку нельзя.
2. Зарегистрируйтесь на площадке: устав, выписка ЕГРЮЛ, доверенности. Заодно проверьте, что компании нет в реестре недобросовестных поставщиков: попадание туда закрывает госзакупки на два года.
3. Прочитайте документацию целиком. Техзадание, критерии оценки, размер обеспечения, штрафы, условия приёмки и оплаты — всё это меняет экономику контракта.
4. Посчитайте её честно: логистика, НДС, обеспечение, гарантия, часы юриста и тендерного специалиста. Замороженные на обеспечении деньги — тоже расход, особенно если контракт длинный.
5. Примите решение «идём или не идём» до того, как кто-то начал собирать документы. 
6. Соберите заявку по шаблону заказчика. Если не хватает одного сертификата, отклонят всю заявку целиком.
7. Подайте до дедлайна. Площадка фиксирует время до секунды, опоздали на минуту, и вы не участвуете.
8. Следите за протоколами. Если процедура предусматривает аукцион или переговоры, участвуйте.

Как победить в тендере

Цена решает не всё, заказчик считает совокупную выгоду.

• Начните с истории заказчика: кто выигрывал раньше, по каким ценам, какие формулировки кочуют у него из ТЗ в ТЗ. Приоритеты обычно видны именно там, а не в описании лота.
• Говорите о выгодах. «Мы лидеры рынка» комиссия читает по десять раз в день и не замечает. «Поставим за 14 дней, штраф за просрочку 0,5% в день, гарантия 2 года, склад запчастей в вашем городе» она прочитает: здесь названы её собственные риски и сказано, кто за них платит.
• Пишите заявку под конкретный тендер. Копипаст из прошлых заявок видно сразу.
• Работайте с критериями оценки. Дают 40% баллов за опыт — приложите три релевантных контракта. 30% за сервис — опишите регламент, а не «индивидуальный подход». Баллы начисляют по формуле, а не по впечатлению, и формула лежит в документации.
• Считайте вдолгую. Первый контракт может пройти на низкой марже, зато открыть доступ к рамочным соглашениям и повторным закупкам.
• Разбирайте проигрыши. Запрашивайте протоколы, смотрите, где потеряли баллы, правьте шаблоны и ценовую модель. Обидно, но полезнее, чем подавать следующую заявку с той же ошибкой.

Чем отличается тендер от закупки

Закупка — это сам факт покупки. Тендер — один из способов её провести.

Через тендер проходит не каждая закупка. Но там, где он есть, критерии известны заранее, а решение задокументировано, и планировать становится легче.