Планировать дела за пять минут в день и без головной боли — возможно. А ещё можно быстрее выполнять задачи и экономить время на себя любимого. Делимся секретами продуктивного тайм-менеджмента. Начиная с принципов успешного планирования до списка крутых приложений. С ними вы набросаете планы на следующий день, даже если не любите списки и не хотите тратить больше пяти-десяти минут в день.
Содержание
В этой статье:
Что такое тайм-менеджмент
Список дел, который становится всё длиннее. Сорванные дедлайны и перенесённые проекты. — Цена за неразумный тайм-менеджмент слишком высока, чтобы с ней мириться. Разберёмся, в чём причина сорванных планов и что под собой подразумевает тайм-менеджмент.
Это не просто набор лайфхаков, а целая система. Она учит не распыляться по мелочам и эффективно распоряжаться своими ресурсами. Конечная цель человека, применяющего тайм-менеджмент — стать успешнее на работе и счастливее в жизни. Сделать это непросто, но возможно. Придётся следовать правилам и техникам, доказавшим свою эффективность. Смело внедрять современные технологии и становиться организованнее. Все это вместе и называют тайм-менеджментом.
Для чего он нужен?
Скорость жизни никогда не была такой быстрой, как сегодня. Как же сделать, чтобы не заносило на поворотах и хватало энергии добраться до финиша? В такой гонке нужно либо больше сил, либо смекалка. Таблетки от сна, голода и усталости ещё не изобрели. Потому пользуемся смекалкой. К слову, она очень ценится на рынке труда. Эффективность сотрудника начинается с его работоспособности, а она сводится к навыкам пользоваться своими ресурсами.
Принципы тайм-менеджмента
Как же стать хорошим тайм-менеджером? Дефицита в советах нет — сотни книг, блоги, лайфхаки и приложения должны сделать вас продуктивнее. Берите и внедряйте в жизнь. Только чаще всего они не работают. Вы не станете шеф-поваром, если купите самую классную бытовую технику или лучшие ингредиенты. Вам понадобятся как минимум базовые навыки для приготовления сложных блюд.
Та же кухня в тайм-менеджменте. Установка приложения по составлению расписания вряд ли приведет к положительным результатам, если вы не знаете, сколько времени у вас уходит на разные задачи. Потому первое, что стоит сделать — ответить себе честно, насколько вы чувствуете время и можете им управлять. С этого начинается любой тайм-менеджмент. Время принадлежит вам, или вы времени?
А дальше используйте три главных принципа тайм-менеджмента: осознанность и приоритизация, планирование и адаптация. Именно они отличают успешный тайм-менеджмент от неудачного.
Большую популярность получил навык планирования, многие считают его основным. Но не стоит забывать об остальных. От них зависит, насколько правильно вы запланируете своё время и заложили вы запас времени для подстраховки, если что-то пойдёт не так?
Преимущества применения тайм-менеджмента
Работать можно и без планирования, достигать самых важных целей — тоже. Иногда придётся просидеть за задачей до утра, иногда сдвинуть дедлайн. Без тайм-менеджмента прожить можно. Но с ним вы получите максимум при минимуме затрат. Останетесь свеж и бодр, меньше времени потратите впустую. Мудро распоряжаясь ресурсами, вы сможете:
- Меньше нервничать на работе. Ничего не случится, если проект займёт больше запланированного. Вы ведь установили более поздний дедлайн для подстраховки.
- Быстрее закрывать дела и меньше напрягаться из-за сроков. Ваша работоспособность возрастёт, ведь вы будете использовать самые продуктивные часы для решения сложных задач.
- Завоевать хорошую репутацию. Коллеги и руководитель поймут, что на вас можно положиться, когда вы перестанете срывать дедлайны и не будете перекладывать работу на других.
- Сэкономите время для себя. Когда вы поймёте, как эффективно управлять временем, вы сможете сберечь минуты и часы для себя. лучше заботиться о своём отдыхе.
- Эффективно принимать решения. Вы улучшите навыки приоритизации, которые помогут и в других сферах жизни. Например, быстро расставлять приоритеты и находить короткие пути решения всевозможных задач.
- Повысить самодисциплину. Придерживаясь расписания, вы научитесь делать то, что наметили и достигать поставленных задач.
Лучшие методы тайм-менеджмента
Перейдём к практическим способам, как перестать опаздывать и управлять своим временем. Современный тайм-менеджмент предлагает широкий выбор техник, мы собрали 5 советов как управлять своим временем и всё успевать:
-
Медведи, львы, волки и дельфины
Определите пик вашей продуктивности в течение дня, и вы удвоите пользу от планирования. Для этого найдите идеальное время для решения задач и делайте их быстрее и качественнее. Клинический психолог Майкл Бреус разделяет всех людей на четыре хронотипа «медведи»,« волки», «львы» и «дельфины». У каждого свои комфортные часы для пробуждения, работы и отдыха.
-
Подготовка с вечера
Как научиться управлять временем? Оставьте импровизацию на выходные, а планировать рабочее время начинайте с вечера. Например, в конце рабочего дня набросайте список будущих дел и отведите достаточно время на каждое. Так вы обеспечите себе спокойное утро без лишней суеты и настроитесь на продуктивный день.
-
Матрица Эйзенхауэра
Практичный способ понять, как управлять временем и все успеть — распределить дела по четырём категориям с помощью матрицы Эйзенхауэра. Она поможет определить, какая из 10 задач самая важная:
- Важное, срочное — сюда вы заносите все дела с горящими дедлайнами. Всё, что нужно выполнить сегодня.
- Важное, не срочное — задачи с негорящими дедлайнами.
- Не важное, срочное — рутинная работа, которую вы делаете каждый день.
- Не важное, не срочное — эти дела лишь отвлекают вас от решения важных задач, их лучше просто удалить из списка.
Что же расскажет матрица Эйзенхауэра? Отсортировав дела по четырём категориям, вы можете приступать к их последовательному выполнению. Сфокусируйтесь сначала на первом и втором пунктах. Затем, во второй половине дня переходите к третьему. Постоянно использовать матрицу сложно. Используйте её, когда завалило делами и вы не знаете, за какую задачу браться в первую очередь.
-
Канбан
Технику можно использовать самому или в команде. Её достоинство в простоте и наглядности. Классический канбан — это таблица с тремя категориями: «Список задач», «В работе» и «Сделано». По умолчанию все дела находятся в первом столбце, а по мере их выполнения кочуют в столбец «В работе» и «Сделано». С этим методом вы увидите весь рабочий процесс и ничего не забудете.
Приложения для управления временем
Тайм-менеджмент — это не обязательно долго и скучно. Не нужно тратить время на выписывание задач в блокнотик и их распределение — копируйте задачи в электронный планировщик и переносите их в нужные категории одним движением. На этой уйдёт не больше пяти минут в день.
- Trello — популярная канбан-доска, которая упростила рабочие процессы тысячам.
- Todoist — планировщик, который можно настроить под любые нужды от матрицы Эйзенхауэра до персональных списков.
- Forest — изящный способ сфокусироваться на работе, когда отвлекает телефон. Вы ставите таймер на смартфоне, и пока вы работаете на заблокированном экране растёт дерево. Разблокировали гаджет раньше положенного — дерево погибает.
- TickTick — крутой планировщик для тех, кто любит, когда «всё по полочкам». Заносите дела в планировщик и календарь, получайте напоминания, чтобы ничего не упустить. К каждой задаче можно прикрепить теги, приоритет или чек-лист.
Вершина тайм-менеджмента — планировать не только дела, но и отдых после их выполнения. Заботьтесь о своём ресурсе заранее и вы потратите меньше времени на новые задачи.
7 минут на чтение
