Что грозит работодателю за неоформленных сотрудников: штрафы, налоги и суд

Сколько стоит один неоформленный сотрудник: штрафы по КоАП

Отсчёт начинается в тот день, когда человек выходит на работу. Статья 67 Трудового кодекса связывает начало трудовых отношений с фактическим допуском к работе. Если человек приступил к работе с ведома или по поручению работодателя либо его уполномоченного представителя, договор считается заключённым, даже когда его никто не подписал. Работодатель обязан оформить его письменно не позднее трёх рабочих дней со дня допуска.

В отделе продаж этот срок идёт быстро. По плану адаптации менеджера по продажам новичок на третий-пятый день уже звонит по базе под суфлированием. Если вы строите онбординг так, подпишите трудовой договор в первые два дня, пока менеджер изучает продукт: к первым звонкам он уже будет на руках.

Если трёхдневный срок прошёл, а договора нет, работодателю грозит административная ответственность. Штрафы по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ назначают за уклонение от оформления трудового договора, за его ненадлежащее оформление и за гражданско-правовой договор, который фактически регулирует трудовые отношения:

• Организация: от 50 до 100 тысяч рублей.
• Должностное лицо: от 10 до 20 тысяч рублей.
• ИП: от 5 до 10 тысяч рублей.

Часть 5 той же статьи устанавливает наказание за повторное нарушение: ИП платит от 30 до 40 тысяч рублей, организация от 100 до 200 тысяч. Должностное лицо получает дисквалификацию на срок от одного года до трёх лет.

Налоги и взносы с неоформленной зарплаты: что доначислит ФНС

Штраф по КоАП покрывает только само нарушение. Налоговые последствия зависят от того, как компания платила человеку. По статье 226 НК РФ работодатель выступает налоговым агентом и обязан исчислить, удержать и перечислить НДФЛ со всех доходов, которые выплатил. Если деньги выдавали наличными без учёта, НДФЛ не удержали и взносы не платили. Тогда ФНС доначисляет эти суммы и добавляет санкции по Налоговому кодексу:

• Штраф 20% от неуплаченной суммы взносов по статье 122, при умышленном нарушении 40%.
• Штраф 20% от суммы налога, которую налоговый агент не удержал и не перечислил, по статье 123.
• Пени за каждый день просрочки.

Если человека оформили по гражданско-правовому договору, налог и взносы с выплат могли платить, и вопросы возникают к взносам, которые по такому договору не предусмотрены. Например, взносы на травматизм по общему правилу не начисляют с выплат по гражданско-правовым договорам, если сам договор этого не требует (статья 5 Закона № 125-ФЗ). Когда договор признают трудовым, Социальный фонд доначисляет эти взносы, пени и штраф.

Иск работника и реестр Роструда: что происходит после жалобы

Штрафы и налоги выставляет государство. Третье направление последствий открывает сам работник: он вправе обратиться в суд или в трудовую инспекцию. Человек, который работал по гражданско-правовому договору, может добиться признания отношений трудовыми. По статье 19.1 ТК РФ это делает суд по иску исполнителя или по материалам, которые направила трудовая инспекция. Заказчик может признать отношения трудовыми сам по заявлению исполнителя. Отношения считаются трудовыми с даты, когда человек фактически приступил к работе, а неустранимые сомнения суд толкует в пользу наличия трудовых отношений. Вместе с признанием отношений появляются денежные требования. Если работодатель задерживает причитающиеся выплаты, он платит проценты не ниже одной стопятидесятой ключевой ставки за каждый день по статье 236 ТК РФ. Статья 237 позволяет суду присудить компенсацию морального вреда. Последнее последствие касается репутации компании. Роструд ведёт общедоступный реестр работодателей, у которых выявлены факты нелегальной занятости. По Правилам ведения реестра (постановление Правительства № 1927) основанием для записи служит вступившее в силу постановление по части 4 статьи 5.27. Запись появляется не позднее третьего рабочего дня после вступления постановления в силу и хранится один год с этой даты. Сведения размещаются на сайте Роструда.

Как инспекция находит неоформленных сотрудников: комиссии, данные ФНС и самозанятые

Все перечисленные последствия наступают после того, как контролирующие органы узнают о нарушении. Информация поступает по нескольким каналам:

• Межведомственные комиссии. Они работают с работодателями на уровне региона, но не проверяют и не штрафуют: при признаках скрытых трудовых отношений комиссия передаёт сведения в трудовую инспекцию.
• Данные налоговой службы. Приказ Минтруда № 657н от 19.11.2025, вступивший в силу 16 февраля 2026 года, расширил перечень сведений, которые ФНС передаёт межведомственным комиссиям и территориальным органам Роструда. Это данные об организациях и ИП, которые работают с самозанятыми на крупные суммы, и об ИП и организациях, где самозанятые в прошлом квартале состояли в трудовых отношениях.
• Самозанятые. Приказ Минтруда № 685н от 08.12.2025 действует с 10 января 2026 года. Он изменил индикатор риска в перечне для трудовой инспекции: организация или ИП сотрудничает с более чем 35 самозанятыми, и каждый из них получает от заказчика в среднем свыше 35 тысяч рублей в месяц дольше трёх месяцев, а эти поступления составляют 75% и больше от его общего дохода.

Как закрыть риск: чек-лист для руководителя и HR

Каналов выявления несколько, поэтому проверку проще провести самим и заранее. Пять шагов ниже идут от быстрой сверки документов к постоянному контролю.

1. Сверьте список сотрудников с договорами. У каждого, кто работает, есть подписанный трудовой договор. Дата подписания не отстаёт от даты выхода больше чем на три рабочих дня.
2. Проверьте гражданско-правовые договоры. Статья 15 ТК РФ описывает трудовые отношения через личное выполнение трудовой функции за плату, работу под управлением и контролем работодателя и подчинение правилам внутреннего распорядка. Гражданско-правовые договоры, которые фактически регулируют такие отношения, закон не допускает. Если исполнитель работает по этим признакам, оформите с ним трудовой договор.
3. Посчитайте самозанятых по порогам приказа № 685н. Индикатор срабатывает, когда таких исполнителей больше 35 и каждый получает от вас свыше 35 тысяч рублей в месяц дольше трёх месяцев при доле 75% и выше в его доходе. Сверьте свой список с этими четырьмя параметрами.
4. Закрепите порядок найма. Поиск и отбор менеджеров занимают недели: где искать сильных кандидатов и как оценивать их на тестовом звонке, мы разобрали в статье о подборе менеджеров по продажам. Оформление должно стать следующим шагом после отбора. Рекрутёр называет кандидату условия оформления по ТК на первом разговоре, руководитель назначает дату выхода после согласования даты подписания договора.

  Информация в статье подготовлена в ознакомительных целях и не является юридической, налоговой или иной профессиональной консультацией. Нормы права и практика их применения меняются, поэтому для решения конкретной ситуации обратитесь к профильному специалисту и проверьте актуальные редакции документов.