Структура отдела продаж

Отдел продаж — ключевое подразделение любой компании, независимо от сферы её деятельности. Для его успешной работы важно грамотно организовать внутренние процессы, постоянно их контролировать и улучшать. В статье мы подробно поговорим об отделе компании и что наиболее важно для его стабильной и успешной деятельности.

Цели создания отдела продаж

Главная цель построения сейлз-подразделения — настроить работу отдела так, чтобы он нормально функционировал и стабильно приносил прибыль. При этом организация отдела охватывает множество вопросов, которые должны быть решены перед началом работы. Правильно настроенный отдел поможет в будущем выйти на новый уровень прибыли, поддерживает мотивацию сотрудников и становится удобным и прозрачным механизмом контроля и управления коллективом.

Типы структуры отдела продаж

Рассмотрим основные типы организационной структуры отдела продаж:

• Одноуровневая

  Простой способ организации подойдёт компаниям с высокой конверсией и не сложным процессом сделки. В этом случае сотрудники берут на себя решение сразу нескольких задач: ищут клиенты, закрывают сделки и оформляют договоры.

• Двухуровневая

  При такой организации отдел делится на два направления: лидогенерация и закрытие сделки. Сотрудники делятся на хантеров (или охотников) и клоузеров (основной продавец, закрывающий сделки). Двухуровневый подход используют компании, которые не занимаются кросс-продажами и допродажами.

• Трехуровневая

  Данный тип организации отдела характерен для структуры отдела продаж оптовой компании и B2B со сложным продуктом. Создание трёх ступеней в продажах достаточно трудная задача, в которой сотрудники разделены на три вида коммуникации с клиентами. Схема структуры отдела продаж:

  1. 1 ступень: поиск потенциальных клиентов и формирование клиентской базы
  2. 2 ступень: обработка входящих заявок
  3. 3 ступень: ведение клиентов.

Инструкция по построению отдела продаж

• Финансовое планирование

  Для организационной структуры отдела продаж с нуля важно провести анализ доходов и расходов компании и прогнозировать будущую прибыль. Отталкиваясь от этих данных вы сможете создать рабочий механизм для эффективности отдела. Важно рассчитать капитальные, прямые, непрямые и незапланированные расходы.

• Организационная структура отдела продаж

  Определите тип структуры работы отдела продаж: в одних компаниях придерживаются ступенчатого принципа (руководитель — подчинённые), а в других создают группы внутри команды (холодные продажи — тёплые продажи).

• Внедрение CRM-системы

  Рассчитав финансы и определив функциональную структуру отдела продаж, рекомендуем эффективный способ автоматизировать рутинные процессы — связать CRM-систему с сервисом Скорозвон. Так вы настроите автоперемещение заявок из вашей CRM в проект для обзвона в сервисе. Скорозвон подстроится под менеджера и свяжет его с ответившим клиентом. Интеграция уже готова — настройка своими силами занимает около 30 минут.

  

  Используйте полученную в результате интеграции отчётность по активности сотрудников и результативности звонков:

  • Проводите ежедневный анализ действий сотрудника в воронке продаж;
  • Оценивайте еженедельно успехи менеджера по продвижению клиентов по воронке;
  • Анализируйте ежемесячные отчёты о результативности отдела.

• Разработка кадровой политики

  Создайте чёткий регламент по работе с персоналом, который будет направлен на сближение ценностей и интересов компании с целями каждого сотрудника. В этот документ входит множество элементов, начиная с философии компании и заканчивая уставом и правилами распорядка. Кадровая политика также затрагивает вопросы подбора и развития персонала.

Обучение и мотивация сотрудников

Значение высокого уровня мотивации в отделе продаж трудно переоценить: чем заинтересованнее в продажах будут менеджеры, тем больше прибыли они принесут. Потому к вопросу мотивации серьёзно подходит каждая компания, в которой есть отдел продаж.

Основная цель мотивации — сделать так, чтобы цели каждого отдельного работника совпадали с общими целями компании. При этом создать такие условия можно, а вот заставить людей искренне интересоваться целями компании и выкладываться по максимуму, чтобы их достичь, невозможно. Либо человек разделяет ценности компании, либо нет. Мотивированные сотрудники работают на 31% продуктивнее своих коллег, а вот при слабой системе мотивации складывается следующая ситуация:

• Каждый работает по отдельности, о командной работе речи не идёт;
• Тренинги не дают результата;
• Сотрудники не выкладываются на 100%;
• Повышается кадровая текучка;
• Выручка не растёт или отдел работает в убыток.

Виды мотивации

Финансовая сторона — важный аспект мотивации, но далеко не единственный. Результат только от материального поощрения длится около трёх-пяти месяцев. Его эффект можно увеличить при наличии работающей системы нематериальных видов мотивации. В идеале система поощрений должна разрабатываться под интересы и ценности конкретной группы людей. Но есть и универсальные способы — похвала, уважение среди коллег, финансовая стабильность.

Материальные и нематериальные виды мотивации должны быть взаимодополняющими. Только так вы можете рассчитывать на стабильную заинтересованность и продуктивность их работы.

Примеры поощрения в крупных компаниях

• Руководство EpiFinder внимательно следит за продуктивностью сотрудников, а также качеством их сна, активности и питания. Если компания выявляет спад в деятельности, компания интересуется, чего из базовых потребностей человеку не хватает. В результате она может предложить сходить в ресторан за счёт компании или дать несколько дней отдыха.
• В Hewlett-Packard коллеги участвуют в командных соревнованиях и зарабатывают очки и бонусы.
• В компании Hubspot менеджерам предлагают самостоятельно выбрать подарок на определенную сумму.
• LinkedIn проводит регулярные опросы сотрудников о работе и положении в компании. После обратная связь учитывается и компания улучшает условия работы.
• Кейс по благоустройству коворкинг-пространства Google — один из самых показательных. В офисе есть всё не только для комфортной работы, но и жизни, включая игровые залы, прачечные и мойки для автомобилей.

Как мотивировать сотрудников продавать больше

Если ваша цель — стабильность и высокие продажи, то советуем не ограничиваться материальными видами поощрения. Желание получить высокий процент, заработать здесь и сейчас работает безотказно, однако подходит для однократного спринта. Менеджеры будут уставать и выгорать, и вскоре задумаются о смене места работы. При построении отдела обратите внимание на следующие проверенные способы мотивации:

• Определите правильный процент от продаж

  Чтобы правильно определить непрямой KPI, то есть процент от продажи, важно учитывать поток лидов. Так если менеджер работает с тёплыми лидами, процент как правило ниже. Если он охотится за холодными клиентами, уровень поощрения может достигать и 30% от сделки. Всё зависит от пользы для компании. Крупные компании также используют пакеты акций для удержания лучших продажников.

• Развитие инфраструктуры

  Не только важно, сколько денег можно заработать, но и в каких условиях. От того чем больше руководитель вкладывается в оптимизацию процессов, тем выше лояльность у его подопечных. Свою роль сыграет и расположение офиса, возможность работать удалённо, наличие спортзала и других приятных бонусов.

• Доверие и развитие

  Включайте лучших коллег к решению сложных вопросов, касающихся формирования продуктовой линейки или ценообразования. Если сотрудник видит, что его мнение важно, а вклад значимый, заинтересованность в внутриорганизационных процессах возрастает.

• Дух соперничества

  В команде обязательно должен быть специалист на голову выше других: остальные сотрудники будут стремиться к его опыту и постепенно приблизятся к гео показателям. Ещё один эффективный способ подстегнуть менеджеров к результату — провести соревнования среди коллег.

• Коммуникация

  Изучайте интересы и стремления ваших сотрудников, может быть, в ваших руках помочь коллеге? Связав его личные цели с продуктивностью на работе, эффективность сотрудника вырастет в разы.

Ошибки РОПов: что точно нельзя делать

Недоработки при организации коммерческого направления встречаются у 80% компаний. Независимо от отрасли и масштабов бизнеса:

• Отсутствие системности

  Ситуация, когда руководителю приходится включаться во все рабочие процессы и решать проблемные ситуации в «ручном» режиме, говорит о том, что в компании не выстроена система продаж, а управление находится на низком уровне.

• Слабое планирование

  Планирование работы менеджера позволяет лучше достигать целей, только в том случае, если он расписаны и согласованы. Иначе есть риск включения режима ожидания — когда сотрудники начинают работать только после инициативы со стороны клиентов.

• Низкий уровень активных продаж

  Явный признак недоработки в отделе — продажники реагируют только на входящие заявки, и не охотятся за потенциальными клиентами. Ведь крупные и значимые клиенты редко обращаются самостоятельно.

• Игнорирование скриптов

  Прописанные речевые сценарии повышают качество коммуникации с клиентами, что положительно влияет на конверсию. Если хотите быть уверенным, что телемаркетинг работает по максимуму, используйте и совершенствуйте скрипты.

• Наличие у менеджеров задач, никак не связанных с продажами

  Люди, специализирующиеся на сейлзах, должны заниматься непосредственно ими, а не поиском поставщиков, контролированием поставок и контролем рабочих процессов. Чем больше времени продажники работают непосредственно с клиентами, тем выше их показатели.

• Отсутствие программ обучения

  При найме перспективного продавца не стоит забывать о необходимости постоянного развития его навыков. Для выхода на новый уровень в работе и формирования сильной команды вам планируйте регулярные тренинги для продажников.

• Низкая система мотивации

  Главный стимул для любого человека и особенно для работающего в коммерции, это, конечно же, деньги. В этом вопросе важно выстроить верное соотношения оклада и премии. Сегодня считается устаревшей система оплаты, при которой зарплата привязывается к проценту продаж. рекомендуется связывать её с целями компании.

• Отсутствие регулярных совещаний с командой

  В идеале короткие встречи-планёрки должны проходить каждый день: они помогут сотрудникам настроиться, согласовать процессы и обсудить текущие задачи.

• Не проведение оценки качества работы менеджеров

  Многим управленцам сложно погрузиться в процесс работы с клиентами в деталях, от того у них нет полного представления, что происходит в отделе и кто как продаёт. Решает проблему функция записи и прослушивания разговоров, а ускорить процессы поможет речевая аналитика.

Развитие: куда и как двигаться дальше?

С целью проложить путь для команды, важно провести аудит подразделения и найти в нём слабые места. Стратегия развития также зависит от текущих целей компании, среди которых выделяют три основные: увеличение прибыли, территориальное развитие или поддержание уровня и объёма продаж.

Не забывайте о правиле «На одного руководителя должно быть не более 6 подчинённых». В обратном случае, разделите сотрудников на две группы и за каждой назначать РОПа.

Итак, вы провели аудит, выявили слабые места и определили основную цель, теперь пора разработать стратегию развития отдела. Важно, чтобы ваш план был максимально детализирован и прописан: контролируйте ежедневную активность сотрудников и обновите KPI. Желательно внести коррективы в рабочие процессы, которые помогли бы решить текущие проблемы; определите ответственных за спецзадачи и перераспределите их обязанности.